Extractors

Willkommen im Extractors-Leitfaden! Extractors sind eine leistungsstarke Funktion, die es Ihrem KI-Assistenten ermöglicht, automatisch bestimmte Informationen aus Anruftranskripten zu extrahieren, ohne während des Gesprächs explizit Fragen zu stellen.

Was sind Extractors?

Extractors sind spezialisierte Aktionen, die Anruftranskripte analysieren, um bestimmte Informationen zu finden und zu extrahieren. Im Gegensatz zu regulären Fragen, die direkt an den Anrufer gestellt werden, arbeiten Extractors im Hintergrund, indem sie:

• Gesprächstranskripte analysieren nach oder während des Anrufs
• Relevante Informationen finden basierend auf Ihren Anweisungen
• Daten extrahieren, auch wenn diese nicht explizit erfragt wurden
• Still arbeiten, ohne den Gesprächsfluss zu unterbrechen
• Die Sprache des Assistenten verwenden, um Informationen genau zu verstehen und zu extrahieren

Sprachunterstützung: Extractors arbeiten automatisch in der konfigurierten Sprache Ihres Assistenten. Wenn Ihr Assistent auf Englisch oder Mehrsprachig eingestellt ist, analysieren Extractors Transkripte auf Englisch. Für deutschsprachige Assistenten verwenden Extractors Deutsch für die Analyse. Dies gewährleistet eine genaue Extraktion basierend auf der tatsächlichen Gesprächssprache.

Wie sich Extractors von Fragen unterscheiden

Der Hauptunterschied zwischen Extractors und Fragen liegt darin, wie sie Informationen sammeln:

Merkmal	Fragen	Extractors
Funktionsweise	Stellen dem Anrufer direkt während des Gesprächs Fragen	Extrahieren Informationen aus dem Transkript
Sichtbarkeit	Anrufer hört die Frage	Arbeitet still im Hintergrund
Wann verwenden	Benötigen spezifische Informationen vom Anrufer	Möchten natürlich erwähnte Informationen erfassen
Fragefeld	Erforderlich: "Frage an den Benutzer"	Nicht verwendet: Nur Extraktionsanweisungen nötig

Wann sollten Sie Extractors verwenden?

Extractors sind ideal, wenn:

• Informationen natürlich im Gespräch erwähnt werden, ohne Aufforderung
• Sie einen flüssigeren Gesprächsablauf wünschen, ohne zu viele direkte Fragen
• Mehrere Datenpunkte aus einer einzigen Themendiskussion erfasst werden können
• Die gleiche Frage auf verschiedene Weise oder in verschiedenen Kontexten beantwortet werden könnte
• Sie Wiederholungen vermeiden möchten, wenn Informationen bereits bereitgestellt wurden

Beispiele für gute Extractor-Anwendungsfälle

1. Firmenname: Anstatt "Wie lautet Ihr Firmenname?" zu fragen, extrahieren Sie ihn, wenn der Anrufer ihn natürlich erwähnt
2. Kontaktdaten: Erfassen Sie Telefonnummern, E-Mails oder Adressen, die während des Gesprächs erwähnt werden
3. Problembeschreibung: Extrahieren Sie den Anrufgrund aus ihrer natürlichen Erklärung
4. Verfügbarkeit: Notieren Sie, wenn sie ihre bevorzugten Zeiten oder Daten erwähnen
5. Präferenzen: Erfassen Sie Präferenzen, die sie ohne direkte Aufforderung erwähnen

Einen Extractor erstellen

Schritt 1: Auf Extractors zugreifen

1. Navigieren Sie zu Aktionen im Hauptmenü
2. Klicken Sie auf den Extractors-Tab
3. Klicken Sie auf "Extractors hinzufügen" oder "Neuen Extractor erstellen"

Schritt 2: Den Typ wählen

Wählen Sie den Extractor-Typ basierend darauf, welche Informationen Sie extrahieren möchten:

• Ja/Nein-Aktion: Extrahieren Sie boolesche Informationen (z.B. "Sind sie interessiert?" → wahr/falsch)

  • Am besten für einfache Ja/Nein-Entscheidungen oder Wahr/Falsch-Bestimmungen
  • Ergibt einen booleschen Wert, der einfach gefiltert werden kann

• Einzelauswahl: Extrahieren Sie eine Option aus vordefinierten Auswahlmöglichkeiten (z.B. erwähnte Abteilung)

  • Erfordert die Definition einer Liste möglicher Auswahlmöglichkeiten
  • Die KI wählt die am besten passende Option aus Ihrer Liste
  • Nützlich für Kategorisierung und strukturierte Daten

• Offene Aktion: Extrahieren Sie Freitextinformationen (z.B. Firmenname, Problembeschreibung)

  • Keine vordefinierten Optionen - extrahiert beliebigen Text
  • Am besten für Namen, Beschreibungen oder einzigartige Informationen
  • Am flexibelsten, erfordert aber klare Anweisungen

Tipp: Wählen Sie den restriktivsten Typ, der Ihren Anforderungen entspricht. Einzelauswahl ist besser als offene Aktion, wenn Sie alle möglichen Werte kennen, da sie Konsistenz gewährleistet.

Schritt 3: Den Extractor konfigurieren

Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:

1. Bezeichner: Ein eindeutiger Name in Kleinbuchstaben (z.B. firmen_name, kontakt_grund)

   • Verwenden Sie nur Kleinbuchstaben und Unterstriche
   • Machen Sie ihn beschreibend, aber prägnant
   • Dieser Bezeichner wird verwendet, um auf die extrahierten Daten zu verweisen

2. Anweisung zur Antwort: Klare Anweisungen für das, was extrahiert werden soll

   • Erklären Sie, welche Informationen im Transkript gesucht werden sollen
   • Beschreiben Sie, wie die Informationen zu identifizieren sind
   • Geben Sie an, was zu tun ist, wenn die Informationen nicht gefunden werden

   Beispiel für Firmenname:

   Finden Sie den Firmennamen, der vom Anrufer im Transkript erwähnt wird. Suchen Sie nach Phrasen wie "Ich rufe von ... an", "Ich arbeite bei ...", oder "Dies betrifft [Firmenname]". Wenn mehrere Firmennamen erwähnt werden, extrahieren Sie denjenigen, der zum Anrufer gehört, nicht zum Assistenten oder anderen Parteien. Wenn kein Firmenname gefunden wird, leer lassen.

3. Beispiele (für offene Aktionen): Geben Sie Beispiele für erwartete Antworten

   • Zeigen Sie, wie gute Extraktionen aussehen
   • Schließen Sie Variationen ein, wie die Informationen erscheinen könnten
   • Helfen Sie der KI, das erwartete Format zu verstehen
   • Beispiele: Wenn Sie Firmennamen extrahieren, geben Sie an: "Acme GmbH", "Müller & Partner", "Global Tech AG"

4. Auswahlmöglichkeiten (für Einzelauswahl): Definieren Sie die möglichen Optionen

   • Listen Sie alle gültigen Auswahlmöglichkeiten auf, aus denen die KI wählen kann
   • Halten Sie Optionen klar und sich gegenseitig ausschließend
   • Erwägen Sie, eine "Sonstige" oder "Unbekannt"-Option hinzuzufügen
   • Beispiele: Für Abteilung: "Vertrieb", "Support", "Abrechnung", "Technik", "Sonstige"

Schritt 4: Speichern und Testen

1. Klicken Sie auf Speichern, um Ihren Extractor zu erstellen
2. Fügen Sie den Extractor einem Assistenten im Extractors-Tab hinzu
3. Testen Sie mit Beispielanrufen, um zu überprüfen, ob er korrekt extrahiert
4. Passen Sie die Anweisungen bei Bedarf basierend auf den Ergebnissen an

Hinweis: Der Extractor verwendet automatisch die Sprache des Assistenten, dem er zugeordnet ist. Stellen Sie sicher, dass Ihre Extraktionsanweisungen mit der erwarteten Sprache der Gespräche übereinstimmen.

Extractors mit Assistenten verwenden

Extractors einem Assistenten zuordnen

1. Gehen Sie zu Assistenten und wählen Sie Ihren Assistenten aus
2. Klicken Sie auf den Extractors-Tab
3. Klicken Sie auf "Extractors hinzufügen"
4. Wählen Sie die Extractors aus, die Sie verwenden möchten, aus der Liste
5. Klicken Sie auf Speichern

Die Extractors werden nun automatisch alle Anrufe für diesen Assistenten analysieren.

Extractors verwalten

Vom Extractors-Tab in Ihrem Assistenten aus:

• Alle zugeordneten Extractors anzeigen und ihre Konfigurationen
• Anweisungen bearbeiten, indem Sie auf einen Extractor klicken
• Extractors hinzufügen oder entfernen, wie benötigt - Änderungen werden zusammen gespeichert, wenn Sie auf Speichern klicken
• Extractors neu anordnen, wenn die Verarbeitungsreihenfolge wichtig ist

Hinweis: Wenn Sie Extractors hinzufügen, bearbeiten oder entfernen, denken Sie daran, auf die Schaltfläche Speichern zu klicken, um alle Ihre Änderungen auf einmal anzuwenden.

Best Practices

Sprachüberlegungen

Extractors arbeiten in der für Ihren Assistenten konfigurierten Sprache:

• Englisch-/Mehrsprachige Assistenten: Extractors analysieren Transkripte auf Englisch
• Deutsche Assistenten: Extractors analysieren Transkripte auf Deutsch

Tipps für mehrsprachige Nutzung:

• Schreiben Sie Ihre Extraktionsanweisungen in derselben Sprache wie Ihr Assistent
• Wenn Sie mit mehreren Sprachen arbeiten, erstellen Sie separate Assistenten für jede Sprache
• Testen Sie Extractors mit Anrufen in der richtigen Sprache, um die Genauigkeit sicherzustellen

Gute Anweisungen schreiben

✅ Tun Sie:

• Seien Sie spezifisch darüber, was extrahiert werden soll
• Erklären Sie, wie die Informationen zu identifizieren sind
• Beschreiben Sie, was zu tun ist, wenn Informationen fehlen
• Erwähnen Sie, was NICHT extrahiert werden soll (z.B. Informationen des Assistenten)
• Verwenden Sie klare, einfache Sprache

❌ Tun Sie nicht:

• Anweisungen zu vage oder allgemein halten
• Annehmen, dass die KI den Kontext ohne Erklärung kennt
• Vergessen, Fälle zu behandeln, in denen Informationen nicht vorhanden sind
• Übermäßig komplexe Anweisungen schreiben

Beispiele für gute Anweisungen

Für Kontakt-E-Mail:

Extrahieren Sie die E-Mail-Adresse, die vom Anrufer während des Gesprächs
angegeben wurde. Suchen Sie nach Mustern wie "meine E-Mail ist...", 
"Sie können mich erreichen unter..." oder "senden Sie es an...". 
Extrahieren Sie nur E-Mail-Adressen vom Anrufer, nicht vom Assistenten. 
Wenn keine E-Mail angegeben wurde, leer lassen.

Für bevorzugte Kontaktzeit:

Finden Sie heraus, wann der Anrufer erwähnt hat, dass er kontaktiert werden
möchte. Suchen Sie nach Phrasen über Verfügbarkeit, bevorzugte Zeiten oder
wann sie normalerweise frei sind. Extrahieren Sie als spezifische Zeitbereiche
(z.B. "morgens", "14-16 Uhr", "werktags"). Wenn sie erwähnen, dass sie jederzeit
verfügbar sind, extrahieren Sie "jederzeit". Wenn keine Präferenz erwähnt wird,
leer lassen.

Für Interessensniveau (Ja/Nein):

Bestimmen Sie, ob der Anrufer Interesse an dem besprochenen Produkt/Service
geäußert hat. Suchen Sie nach positiven Indikatoren wie Zustimmung, Bitte um
weitere Informationen, Anfrage nach Follow-up oder Ausdruck von Enthusiasmus.
Betrachten Sie Zögern oder Bitten, "darüber nachzudenken", als nicht interessiert.
Geben Sie wahr zurück, wenn interessiert, falsch, wenn nicht interessiert.

Fragen und Extractors kombinieren

Sie können sowohl Fragen als auch Extractors im selben Assistenten verwenden, um optimale Ergebnisse zu erzielen:

1. Stellen Sie direkte Fragen für kritische Informationen, die Sie haben müssen
2. Verwenden Sie Extractors für ergänzende Informationen, die natürlich erwähnt werden
3. Vermeiden Sie Redundanz, indem Sie keine Fragen zu Informationen stellen, die Sie extrahieren
4. Überprüfen Sie extrahierte Daten regelmäßig, um die Genauigkeit sicherzustellen

Beispielstrategie

Für einen Vertriebsassistenten:

• Frage: "An welchem Produkt sind Sie interessiert?" (Direkte Frage für kritische Info)
• Extractor: Firmenname (Extrahieren, wenn natürlich erwähnt)
• Extractor: Budgetbereich (Extrahieren, wenn sie ihn während der Diskussion erwähnen)
• Frage: "Was ist die beste E-Mail, um Informationen zu senden?" (Direkte Frage für Kontakt)
• Extractor: Dringlichkeitsstufe (Extrahieren basierend auf ihrer Sprache und ihrem Ton)

Extractors suchen und organisieren

Suchfunktion

Verwenden Sie die Suchleiste, um schnell Extractors zu finden:

1. Geben Sie einen beliebigen Teil des Extractor-Bezeichners ein
2. Ergebnisse werden in Echtzeit gefiltert, während Sie tippen
3. Die Suche ist nicht case-sensitiv

Organisationstipps

• Verwenden Sie konsistente Namensgebung: Folgen Sie einem Muster wie [kategorie]_[feld] (z.B. kontakt_email, kontakt_telefon)
• Gruppieren Sie verwandte Extractors: Erstellen Sie Extractors für verwandte Informationen zusammen
• Dokumentieren Sie den Zweck: Bewahren Sie Notizen darüber auf, was jeder Extractor tut und warum er benötigt wird
• Überprüfen Sie regelmäßig: Prüfen Sie, ob Extractors noch relevant und genau sind

Fehlerbehebung

Extractor findet keine Informationen

Wenn Ihr Extractor nicht wie erwartet funktioniert:

1. Überprüfen Sie die Anweisung: Machen Sie sie spezifischer und detaillierter
2. Prüfen Sie Beispiele: Stellen Sie sicher, dass Beispiele mit dem tatsächlichen Format in Anrufen übereinstimmen
3. Testen Sie mit Transkripten: Überprüfen Sie Anruftranskripte, um zu sehen, wie Informationen erscheinen
4. Passen Sie Schlüsselwörter an: Schließen Sie mehr Variationen ein, wie Leute Dinge formulieren könnten
5. Vereinfachen Sie: Manchmal funktionieren einfachere Anweisungen besser

Extrahiert falsche Informationen

Wenn der Extractor falsche Daten erfasst:

1. Fügen Sie negative Beispiele hinzu: Spezifizieren Sie, was NICHT extrahiert werden soll
2. Seien Sie spezifischer: Grenzen Sie genau ein, was Sie wollen
3. Prüfen Sie auf Konflikte: Stellen Sie sicher, dass keine anderen Extractors sich überschneiden
4. Überprüfen Sie Grenzfälle: Testen Sie mit verschiedenen Szenarien

Fehlende Daten

Wenn Extractors häufig Felder leer lassen:

1. Überprüfen Sie, ob die Information erwähnt wird: Prüfen Sie, ob Anrufer sie tatsächlich bereitstellen
2. Erweitern Sie Kriterien: Machen Sie Anweisungen weniger restriktiv
3. Erwägen Sie stattdessen eine Frage: Für kritische Infos fragen Sie direkt
4. Fügen Sie Hinweise hinzu: Leiten Sie Anrufer an, die Informationen natürlich zu erwähnen

Nächste Schritte

• Überprüfen Sie die Aktionsübersicht für allgemeine Aktionskonzepte
• Lernen Sie über Aktionen suchen
• Erkunden Sie Anrufgründe und Fragen

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Wenn Sie Fragen zu Extractors haben oder Hilfe bei der Einrichtung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder das Support-Team!