Datei-Upload-Funktion
Die Datei-Upload-Funktion ermöglicht es Ihrem Assistenten, Anrufern während Telefongesprächen einen sicheren Link zu senden, über den sie Dokumente direkt in Ihr System hochladen können.
Was ist Datei-Upload?
Wenn diese Funktion aktiviert ist, kann Ihr Assistent während eines Gesprächs Dokumente von Anrufern anfordern. Anstatt Anrufer zu bitten, Dateien per E-Mail zu senden oder später eine Website zu besuchen, sendet Ihr Assistent ihnen einen direkten Upload-Link per SMS. Anrufer können diesen Link nutzen, um Dateien sofort von ihrem Telefon hochzuladen.
Häufige Anwendungsfälle
- Arztpraxen: Anforderung von Krankmeldungen oder medizinischen Dokumenten
- Personalabteilungen: Sammlung von Arbeitsdokumenten während Onboarding-Gesprächen
- Kundensupport: Entgegennahme von Fotos beschädigter Produkte oder Garantiedokumenten
- Rechtsdienstleistungen: Sammlung unterschriebener Verträge oder Ausweisdokumente
- Versicherungsansprüche: Sammlung von Unfallfotos oder Schadensdokumentation
Voraussetzungen
Um die Datei-Upload-Funktion zu nutzen, benötigen Sie:
- SMS-Funktion aktiviert: Ihr Kontotarif muss SMS-Versand unterstützen
- Assistenten-Konfiguration: Die Funktion muss in den Einstellungen Ihres Assistenten aktiviert sein
Wenn Ihr Tarif SMS nicht unterstützt, sehen Sie eine Benachrichtigung, wenn Sie versuchen, den Datei-Upload zu aktivieren. Kontaktieren Sie Ihren Account Manager, um Ihren Tarif zu erweitern.
So aktivieren Sie den Datei-Upload
Folgen Sie diesen Schritten, um den Datei-Upload für Ihren Assistenten einzurichten:
Schritt 1: Navigieren Sie zu den Assistenten-Einstellungen
- Gehen Sie zu Assistenten in der Hauptnavigation
- Wählen Sie den Assistenten aus, den Sie konfigurieren möchten
- Klicken Sie auf den Reiter Prompt
Schritt 2: Datei-Upload aktivieren
- Scrollen Sie zum Bereich "Dateien für den Assistenten hochladen"
- Schalten Sie den Schalter auf Aktivieren um die Funktion zu aktivieren
- Wenn der Schalter deaktiviert ist (ausgegraut), unterstützt Ihr Tarif kein SMS - ein Upgrade ist erforderlich
Schritt 3: Upload-Auslöser konfigurieren
Definieren Sie, wann Ihr Assistent den Upload-Link anbieten soll, indem Sie die Situation im Feld "Wann soll der Datei-Upload ausgelöst werden" beschreiben.
Beispiele:
- "Wenn der Anrufer erwähnt, dass er eine Krankmeldung senden muss"
- "Wenn der Anrufer sagt, dass er Fotos vom beschädigten Produkt hat"
- "Wenn der Benutzer einen Adressnachweis vorlegen möchte"
- "Nachdem der Anrufer zugestimmt hat, seinen unterschriebenen Vertrag zu senden"
Tipps für gute Auslöser:
- Seien Sie spezifisch über die Situation
- Verwenden Sie natürliche Sprache, die der Sprechweise der Anrufer entspricht
- Beschreiben Sie das Bedürfnis oder die Absicht des Anrufers
- Halten Sie es prägnant aber klar
Schritt 4: SMS-Nachricht anpassen
Schreiben Sie eine kurze Nachricht, die zusammen mit dem Upload-Link an den Anrufer gesendet wird, in das Feld "Nachricht an den Benutzer".
Beispiele:
- "Bitte senden Sie Ihre Krankmeldung"
- "Laden Sie hier Fotos des Schadens hoch"
- "Bitte reichen Sie Ihre Dokumente über diesen Link ein"
- "Hier ist der Link zum Hochladen Ihres unterschriebenen Vertrags"
Richtlinien:
- Halten Sie die Nachricht unter 100 Zeichen
- Seien Sie klar darüber, welches Dokument Sie anfordern
- Verwenden Sie höfliche, freundliche Sprache
- Fügen Sie den Link nicht in die Nachricht ein (er wird automatisch hinzugefügt)
Schritt 5: Änderungen speichern
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern am Ende des Formulars, um die Datei-Upload-Funktion für Ihren Assistenten zu aktivieren.
So funktioniert es während eines Anrufs
Sobald konfiguriert, geschieht Folgendes, wenn ein Anrufer eine Datei hochladen muss:
Anrufer signalisiert Bedarf: Während des Gesprächs erwähnt der Anrufer, dass er ein Dokument senden muss (entsprechend Ihrer Auslöserbedingung)
Assistent erkennt Anfrage: Ihr Assistent erkennt den Auslöser und initiiert den Datei-Upload-Prozess
Link-Generierung: Das System erstellt einen sicheren, temporären Upload-Link für diesen spezifischen Anruf
SMS gesendet: Ihr Assistent sendet eine SMS an die Telefonnummer des Anrufers mit:
- Ihrer benutzerdefinierten Nachricht
- Einem sicheren Upload-Link
Anrufer lädt hoch: Der Anrufer klickt auf den Link auf seinem Telefon und lädt die erforderlichen Dokumente hoch
Bestätigung: Die hochgeladenen Dateien werden sicher gespeichert und mit dem Anrufdatensatz verknüpft
Sicherheit und Datenschutz
Die Datei-Upload-Funktion umfasst mehrere Sicherheitsmaßnahmen:
- Temporäre Links: Jeder Upload-Link ist einzigartig und läuft nach einer festgelegten Zeitspanne ab
- Sichere Übertragung: Alle Datei-Uploads verwenden verschlüsselte Verbindungen (HTTPS)
- Anruf-Verknüpfung: Hochgeladene Dateien werden automatisch mit dem spezifischen Anruf und Anrufer verknüpft
- Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Benutzer in Ihrem Konto können auf hochgeladene Dateien zugreifen
Zugriff auf hochgeladene Dateien
Nachdem ein Anrufer Dateien hochgeladen hat:
- Dateien werden dem Anrufdatensatz in Ihrem System angehängt
- Sie können über die Anrufdetailseite darauf zugreifen
- Dateien werden sicher in Ihrem Konto gespeichert
- Sie können Dateien nach Bedarf für Ihre Geschäftsprozesse herunterladen oder anzeigen
Fehlerbehebung
Datei-Upload-Schalter ist deaktiviert
Problem: Sie können die Datei-Upload-Funktion nicht aktivieren - der Schalter ist ausgegraut.
Lösung: Ihr aktueller Tarif beinhaltet keine SMS-Funktion. Datei-Upload erfordert SMS, um den Link an Anrufer zu senden. Kontaktieren Sie Ihren Kontoadministrator oder Support, um Ihren Tarif zu erweitern.
Anrufer hat keine SMS erhalten
Mögliche Ursachen:
- Die Telefonnummer des Anrufers unterstützt möglicherweise keine SMS
- Es könnte eine Verzögerung bei der SMS-Zustellung geben
- Das Telefon des Anrufers könnte SMS blockiert haben
Lösungen:
- Überprüfen Sie, ob die Telefonnummer korrekt ist
- Warten Sie einige Minuten auf die SMS-Zustellung
- Bitten Sie den Anrufer, seine Spam-/blockierten Nachrichten zu überprüfen
- Versuchen Sie, den Link erneut zu senden
Upload-Link funktioniert nicht
Mögliche Ursachen:
- Der Link ist möglicherweise abgelaufen
- Der Anrufer hat möglicherweise auf einen alten Link von einem früheren Anruf geklickt
- Technische Probleme mit der Internetverbindung des Anrufers
Lösungen:
- Generieren Sie während eines neuen Anrufs einen neuen Upload-Link
- Stellen Sie sicher, dass der Anrufer den aktuellsten Link verwendet
- Überprüfen Sie, ob der Anrufer Internetzugang hat
Best Practices
Klare Auslöser schreiben
- Seien Sie spezifisch: Statt "wenn sie etwas hochladen müssen", verwenden Sie "wenn der Anrufer sagt, dass er den unterschriebenen Vertrag bereit hat"
- Verwenden Sie natürliche Sprache: Schreiben Sie Auslöser so, wie die Anrufer sprechen würden
- Testen Sie Ihre Auslöser: Führen Sie Testanrufe durch, um sicherzustellen, dass der Assistent die Situationen korrekt erkennt
Effektive Nachrichten verfassen
- Seien Sie direkt: Geben Sie klar an, welches Dokument Sie benötigen
- Bleiben Sie kurz: Halten Sie Nachrichten kurz und auf einem Telefon leicht lesbar
- Seien Sie professionell: Wahren Sie den Tonfall Ihrer Marke
- Kontext einbeziehen: Erinnern Sie den Anrufer daran, was er hochlädt
Uploads überwachen
- Regelmäßig prüfen: Überprüfen Sie hochgeladene Dateien in Anrufdatensätzen
- Nachfassen: Kontaktieren Sie Anrufer, wenn erforderliche Dokumente fehlen
- Erfolg verfolgen: Überwachen Sie, wie oft die Funktion erfolgreich genutzt wird
- Einstellungen verfeinern: Passen Sie Auslöser und Nachrichten basierend auf der tatsächlichen Nutzung an
Verwandte Funktionen
- Anrufaufzeichnungen: Greifen Sie auf Aufzeichnungen zusammen mit hochgeladenen Dateien in Anrufdatensätzen zu
- Kontaktverwaltung: Hochgeladene Dateien sind mit Kontaktdatensätzen verknüpft, um eine einfache Referenzierung zu ermöglichen
- Assistenten-Konfiguration: Erfahren Sie mehr über Assistenten-Einstellungen in Assistenten-Konfiguration
Benötigen Sie Hilfe? Wenn Sie Fragen zur Konfiguration von Datei-Uploads haben oder Unterstützung bei Ihrem SMS-Tarif benötigen, kontaktieren Sie unser Support-Team oder Ihren Account Manager.