🗄️ Datenspeicherung
Willkommen bei den Datenspeicherungs-Einstellungen! Diese Funktion ermöglicht es Administratoren zu steuern, wie lange Ihre Daten im System gespeichert werden, und hilft Ihnen dabei, Datenschutzbestimmungen einzuhalten und Speicher effizient zu verwalten.
✨ Was ist Datenspeicherung?
Die Datenspeicherung bestimmt, wie lange Ihr System bestimmte Datentypen aufbewahrt, bevor sie automatisch gelöscht werden. Dies hilft Ihnen:
- Vorschriften einhalten: DSGVO, Datenschutzgesetze und Branchenanforderungen für Datenspeicherungsfristen erfüllen
- Speicher verwalten: Speichernutzung unter Kontrolle halten durch Entfernen alter Daten
- Datenschutz gewährleisten: Alte Kundendaten automatisch entfernen, die nicht mehr benötigt werden
📊 Welche Daten sind betroffen?
Die Datenspeicherungsrichtlinie gilt für folgende Datentypen:
- Anrufaufzeichnungen: Audiodateien von Telefongesprächen
- Anrufdatensätze: Informationen über Anrufe (Zeitstempel, Dauer, Status)
- Webhooks: Webhook-Ereignisse und deren Daten
- WhatsApp-Konversationen: Nachrichten und Gesprächsverläufe
Wichtig
Daten, die älter als Ihr konfigurierter Aufbewahrungszeitraum sind, werden dauerhaft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
⚙️ Zugriff auf Datenspeicherungseinstellungen
Wer hat Zugriff?
Nur Administratoren und Super-Administratoren können auf die Datenspeicherungseinstellungen zugreifen und diese ändern.
Wo finden Sie die Einstellungen?
- Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Einstellungen
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Datenspeicherung
🎛️ Aufbewahrungszeitraum konfigurieren
Aufbewahrungstage festlegen
Im Abschnitt Datenspeicherung sehen Sie:
- Aufbewahrungszeitraum (Tage): Ein Zahleneingabefeld
- Aktueller Wert: Zeigt an, wie viele Tage Daten derzeit aufbewahrt werden
- Zulässiger Bereich: 0 bis 1095 Tage (maximal 3 Jahre)
So ändern Sie die Einstellung
- Klicken Sie in das Zahlenfeld
- Geben Sie die gewünschte Anzahl von Tagen ein (0-1095)
- Die Einstellung wird automatisch gespeichert - kein Speichern-Button erforderlich
- Sie sehen eine Erfolgsmeldung, die die Aktualisierung bestätigt
Was die Zahlen bedeuten
- 0 Tage: Daten werden nach 2 Stunden gelöscht (minimaler Aufbewahrungszeitraum mit Kulanzfrist)
- 30 Tage: Daten älter als 30 Tage werden gelöscht
- 365 Tage: Daten älter als 1 Jahr werden gelöscht
- 1095 Tage: Maximale Aufbewahrung - Daten älter als 3 Jahre werden gelöscht
Empfehlung
Wählen Sie einen Aufbewahrungszeitraum, der Ihre geschäftlichen Anforderungen mit Datenschutzanforderungen in Einklang bringt. Übliche Einstellungen sind:
- 30-90 Tage für kurzfristige Kundenservice-Bedürfnisse
- 180-365 Tage für Unternehmen mit längeren Kundenbeziehungszyklen
- 365-1095 Tage wenn historische Daten für Compliance oder Analysen wichtig sind
🔄 Wie die automatische Bereinigung funktioniert
Bereinigungsplan
Das System führt automatisch jede Stunde einen Bereinigungsprozess aus, um Daten zu löschen, die den Aufbewahrungszeitraum überschritten haben.
Kulanzfrist
Eine 2-stündige Kulanzfrist wird automatisch zu Ihrem konfigurierten Aufbewahrungszeitraum hinzugefügt. Dies stellt sicher:
- Keine Daten werden versehentlich zu früh gelöscht
- Sie haben Zeit, Einstellungen bei Bedarf anzupassen
- Systemprozesse können vor der Löschung abgeschlossen werden
Beispiel: Wenn Sie 30 Tage Aufbewahrung einstellen, werden Daten tatsächlich 30 Tage + 2 Stunden aufbewahrt, bevor sie gelöscht werden.
Löschreihenfolge
Das System löscht Daten in dieser Reihenfolge:
- Anrufaufzeichnungen aus dem Speicher
- Externe Anrufdatensätze (falls verfügbar)
- Webhook-Datensätze aus der Datenbank
- Anrufdatensätze aus der Datenbank
- WhatsApp-Konversationen aus der Datenbank
⚠️ Wichtige Überlegungen
Vor der Verkürzung des Aufbewahrungszeitraums
Warnung
Wenn Sie den Aufbewahrungszeitraum verkürzen, werden Daten außerhalb des neuen Limits im nächsten Bereinigungszyklus (innerhalb von 1 Stunde) gelöscht.
Beispiel: Wenn Sie Daten von vor 60 Tagen haben und die Aufbewahrung von 90 Tagen auf 30 Tage ändern, werden diese alten Daten bald gelöscht.
Daten können nicht wiederhergestellt werden
Sobald Daten durch den Aufbewahrungsprozess gelöscht wurden, werden sie dauerhaft entfernt und können nicht wiederhergestellt werden. Stellen Sie sicher:
- Exportieren Sie wichtige Daten vor der Verkürzung der Aufbewahrungszeiträume
- Berücksichtigen Sie Ihre rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen
- Konsultieren Sie bei Bedarf Ihr Compliance-Team
Aktive Kampagnen
Die Aufbewahrungsrichtlinie betrifft nur historische Daten. Aktive Kampagnen, laufende Gespräche und aktuelle Anrufe innerhalb des Aufbewahrungszeitraums sind nicht betroffen.
🔐 Sicherheit und Compliance
Mandantentrennung
Die Datenspeicherung respektiert Mandantengrenzen - die Daten jedes Kontos werden separat und sicher verwaltet.
Prüfprotokoll
Änderungen an den Aufbewahrungseinstellungen werden nachverfolgt und zeigen:
- Wer die Einstellung geändert hat
- Wann sie geändert wurde
- Alte und neue Werte
💡 Häufig gestellte Fragen
Warum sollte ich einen Aufbewahrungszeitraum festlegen?
Das Festlegen eines Aufbewahrungszeitraums hilft Ihnen:
- Datenschutzgesetze (wie DSGVO) einzuhalten
- Speicherkosten zu reduzieren
- Systemleistung zu verbessern
- Kundenprivatsphäre zu schützen
Was passiert, wenn ich ihn auf 0 setze?
Das Setzen der Aufbewahrung auf 0 Tage bedeutet, dass Daten älter als 2 Stunden gelöscht werden. Dies ist der minimale Aufbewahrungszeitraum und sollte nur verwendet werden, wenn Sie sehr spezifische Anforderungen haben.
Kann ich gelöschte Daten wiederherstellen?
Nein, durch die Aufbewahrungsrichtlinie gelöschte Daten werden dauerhaft entfernt und können nicht wiederhergestellt werden. Stellen Sie immer sicher, dass Sie den Aufbewahrungszeitraum entsprechend Ihren Bedürfnissen festlegen.
Betrifft dies meine Kontoeinstellungen?
Nein, die Datenspeicherung betrifft nur Transaktionsdaten (Anrufe, Aufzeichnungen, Webhooks, Konversationen). Ihre Kontokonfiguration, Assistenten, Kampagnen, Kontakte und Systemeinstellungen sind nicht betroffen.
📞 Benötigen Sie Hilfe?
Wenn Sie Fragen haben zu:
- Auswahl des richtigen Aufbewahrungszeitraums für Ihr Unternehmen
- Compliance-Anforderungen
- Verständnis, welche Daten gelöscht werden
Bitte kontaktieren Sie Ihr Support-Team oder Ihren Systemadministrator für Unterstützung.