Kontakte importieren
Die KI Agency Plattform unterstützt Massen-Kontaktimport aus Excel- und CSV-Dateien mit erweiterte Telefonnummer-Validierung und Formatierung. Diese Anleitung erklärt, wie Sie Kontakte effizient importieren und häufige Probleme beheben.
Import-Prozess Übersicht
Das Kontakt-Import-System ist darauf ausgelegt, große Mengen von Kontakten zu verarbeiten und dabei die Datenqualität sicherzustellen sowie vorhandene Kontaktinformationen zu bewahren:
- Stapel-Verarbeitung: Importe werden in Stapeln von 1.000 Kontakten für optimale Leistung verarbeitet
- Telefonnummer-Validierung: Alle Telefonnummern werden automatisch validiert und formatiert
- Intelligentes Zusammenführen: Doppelte Kontakte werden automatisch zusammengeführt und kombinieren Informationen aus beiden Quellen
- Fehlerbehandlung: Ungültige Kontakte werden mit detaillierten Fehlermeldungen gemeldet
Vorteile des intelligenten Zusammenführens
Die intelligente Zusammenführungsfunktion des Systems bietet mehrere Vorteile:
- Kein Datenverlust: Beim Import bereits existierender Kontakte werden neue Informationen hinzugefügt, ohne vorhandene Daten zu entfernen
- Kumulative Tags: Tags aus mehreren Importen sammeln sich an, was die Kategorisierung von Kontakten im Laufe der Zeit erleichtert
- Metadaten-Anreicherung: Jeder Import kann neue Metadatenfelder hinzufügen, ohne bestehende zu überschreiben
- Flexible Updates: Aktualisieren Sie nur die gewünschten Felder, indem Sie andere in Ihrer Import-Datei leer lassen
- Sichere Wieder-Importe: Sie können dieselbe Kontaktliste mehrmals sicher importieren - das System führt die Daten intelligent zusammen
Kontakte importieren
Schritt 1: Kontaktdaten vorbereiten
Vor dem Import stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktdaten folgendes enthalten:
- Vorname: Vorname des Kontakts
- Nachname: Nachname des Kontakts (optional aber empfohlen)
- Telefonnummer: Telefonnummer des Kontakts in beliebigem Format
- E-Mail: E-Mail-Adresse (optional)
- Tags: Benutzerdefinierte Tags zur Kategorisierung (optional) - Sie können mehrere Tags durch Kommas getrennt hinzufügen
- Metadaten: Zusätzliche benutzerdefinierte Informationen (optional)
Schritt 2: Import-Funktion verwenden
- Navigieren Sie zum Bereich Kontakte
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakte importieren
- Laden Sie Ihre Kontaktdatei hoch (Excel .xlsx, .xls oder CSV .csv Format)
- Warten Sie, bis der Import abgeschlossen ist
- Überprüfen Sie die Import-Ergebnisse
Schritt 3: Beispieldatei herunterladen
Wenn Sie Hilfe mit dem korrekten Dateiformat benötigen:
- Suchen Sie nach dem Link "Excel-Beispieldatei" neben der Import-Schaltfläche
- Laden Sie die Beispieldatei herunter, um das erwartete Format zu sehen
- Verwenden Sie diese als Vorlage für Ihre Kontaktdaten
Telefonnummer-Behandlung
Das System umfasst erweiterte Telefonnummer-Verarbeitung:
Automatische Formatierung
- Internationales Format: Alle Telefonnummern werden in das internationale E.164-Format konvertiert (z.B. +491234567890)
- Ländererkennung: Das System erkennt und formatiert Nummern automatisch basierend auf regionalen Einstellungen
- Format-Validierung: Ungültige Telefonnummern werden identifiziert und gemeldet
Unterstützte Eingabeformate
Das System akzeptiert Telefonnummern in verschiedenen Formaten:
+49 123 456 7890(International mit Leerzeichen)0049 123 456 7890(International mit Ländercode)(0123) 456-7890(Lokalformat mit Klammern und Bindestrichen)123 456 7890(Einfaches Format mit Leerzeichen)1234567890(Nur Zahlen)
Ungültige Nummern
Telefonnummern, die nicht validiert werden können:
- Werden beim Import übersprungen
- Erscheinen im Fehlerbericht
- Werden nicht zu Ihrer Kontaktliste hinzugefügt
Unterstützte Dateiformate
Das Kontakt-Import-System unterstützt mehrere Dateiformate, um den Import bequem zu gestalten:
Excel-Dateien (.xlsx, .xls)
- Empfohlenes Format: Moderne Excel-Arbeitsmappen (.xlsx)
- Legacy-Unterstützung: Ältere Excel-Dateien (.xls) werden ebenfalls unterstützt
- Benutzerfreundlich: Die meisten Benutzer sind mit dem Excel-Format vertraut
- Vorlage verfügbar: Laden Sie die Beispiel-Excel-Datei für das korrekte Format herunter
CSV-Dateien (.csv)
- Textformat: Kommagetrennte Werte Format
- Universelle Kompatibilität: Funktioniert mit den meisten Tabellenkalkulationsprogrammen
- Einfache Struktur: Klares Textformat, das einfach programmgesteuert zu generieren ist
Dateianforderungen
- Maximale Größe: 30MB pro Datei
- Erforderliche Überschriften: Datei muss mindestens Kopfzeile und eine Datenzeile enthalten
- Spaltenstruktur: Verwenden Sie die in der Beispieldatei gezeigten Spaltennamen
Tipp: Wir empfehlen die Verwendung des Excel-Formats (.xlsx), da es bessere Zuverlässigkeit bietet und einfacher zu verwenden ist. Sie können eine Beispiel-Excel-Datei aus der Import-Oberfläche herunterladen, um schnell zu beginnen.
Import-Ergebnisse
Nach jedem Import erhalten Sie einen detaillierten Bericht:
Erfolgs-Metriken
- Importiert: Anzahl der erfolgreich verarbeiteten Kontakte (enthält neue Kontakte und zusammengeführte Duplikate)
- Verarbeitet: Gesamtanzahl der verarbeiteten Kontakte
- Übersprungen: Kontakte mit ungültigen oder fehlenden erforderlichen Daten
Fehlerberichterstattung
- Ungültige Telefonnummern: Nummern, die nicht formatiert werden konnten
- Fehlende Pflichtfelder: Kontakte ohne wesentliche Informationen
- Verarbeitungsfehler: Technische Probleme während des Imports
Beispiel Import-Bericht
Import abgeschlossen: 1000 verarbeitet, 25 Fehler
Ergebnisse:
- Importiert: 975 Kontakte (750 neu, 225 mit bestehenden zusammengeführt)
- Fehler: 25 (ungültiges Telefonnummernformat)Duplikat-Behandlung
Das System behandelt doppelte Kontakte intelligent, um Ihre Daten zu bewahren:
Telefonnummer-Abgleich
- Kontakte mit derselben Telefonnummer (nach Formatierung) gelten als Duplikate
- Wenn ein Duplikat gefunden wird, führt das System die Informationen zusammen, anstatt sie zu überspringen
- Duplikat-Erkennung funktioniert in Ihrer gesamten Kontaktdatenbank
Intelligentes Daten-Zusammenführen
Beim Import eines bereits existierenden Kontakts (gleiche Telefonnummer) verhält sich das System wie folgt:
- Name und E-Mail: Aktualisiert nur, wenn Sie neue Werte im Import angeben
- Metadaten: Kombiniert vorhandene Metadaten mit neuen Metadaten (beide bleiben erhalten)
- Tags: Führt alle Tags vom vorhandenen Kontakt und dem Import zusammen, entfernt Duplikate
- Andere Felder: Behält vorhandene Daten bei, wenn kein neuer Wert angegeben wird
Beispiel:
Bestehender Kontakt:
- Name: John Doe
- E-Mail: john@example.com
- Tags: ["kunde", "priorität"]
- Metadaten: {"quelle": "website", "status": "aktiv"}
Importierter Kontakt (gleiche Telefonnummer):
- Name: (leer)
- E-Mail: john.doe@example.com
- Tags: ["vip", "priorität"]
- Metadaten: {"region": "nord", "bewertung": "95"}
Ergebnis nach Import:
- Name: John Doe (vom bestehenden behalten)
- E-Mail: john.doe@example.com (mit neuem Wert aktualisiert)
- Tags: ["kunde", "priorität", "vip"] (zusammengeführt, Duplikate entfernt)
- Metadaten: {"quelle": "website", "status": "aktiv", "region": "nord", "bewertung": "95"} (beide zusammengeführt)Stapel-Duplikate
- Wenn dieselbe Telefonnummer mehrmals in einem einzelnen Import-Stapel erscheint
- Wird das erste Vorkommen verarbeitet und nachfolgende Duplikate im Stapel werden zusammengeführt
- Alle Kontakte werden als "importiert" gezählt, da die Datenzusammenführung automatisch erfolgt
Leistung bei großen Importen
Für den Import großer Kontaktmengen:
Stapel-Verarbeitung
- Kontakte werden in Stapeln von 1.000 verarbeitet
- Fortschritt wird für jeden Stapel protokolliert
- Große Importe (10.000+ Kontakte) werden effizient verarbeitet
Leistungs-Tipps
- Saubere Daten: Das System führt Duplikate intelligent zusammen. Wenn Ihre Import-Datei jedoch viele exakte Duplikate enthält (gleiche Telefonnummer mit identischen Daten), kann das vorherige Entfernen den Import-Prozess beschleunigen
- Gültige Formate: Stellen Sie sicher, dass Telefonnummern in erkennbaren Formaten vorliegen
- Vollständige Informationen: Schließen Sie alle verfügbaren Daten ein, um umfangreiche Kontaktprofile durch Zusammenführung zu erstellen
Fehlerbehebung häufiger Probleme
Keine Kontakte importiert
Mögliche Ursachen:
- Alle Telefonnummern in der Import-Datei sind ungültig
- Dateiformat wird nicht unterstützt (muss .xlsx, .xls oder .csv sein)
- Erforderliche Felder fehlen (besonders der Nachname)
- Datei ist leer oder enthält nur Überschriften
Lösungen:
- Überprüfen Sie Telefonnummernformate in Ihren Daten
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei im Excel (.xlsx, .xls) oder CSV (.csv) Format ist
- Laden Sie die Beispiel-Excel-Datei herunter und verwenden Sie sie als Vorlage
- Überprüfen Sie, dass die Nachname-Spalte Daten enthält
- Überprüfen Sie Fehlermeldungen für spezifische Probleme
Hohe Fehlerrate
Mögliche Ursachen:
- Viele Telefonnummern sind in nicht unterstützten Formaten
- Daten enthalten Nicht-Telefonnummer-Werte in Telefonnummernfeldern
- Fehlende erforderliche Kontaktinformationen
Lösungen:
- Bereinigen Sie Ihre Daten vor dem Import
- Verwenden Sie Standard-Telefonnummernformate
- Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind
Import dauert zu lange
Mögliche Ursachen:
- Sehr große Import-Datei
- Netzwerkverbindungsprobleme
- System verarbeitet andere Operationen
Lösungen:
- Teilen Sie große Importe in kleinere Stapel auf
- Importieren Sie außerhalb der Hauptnutzungszeiten
- Kontaktieren Sie den Support, wenn Probleme bestehen bleiben
Kontakte mit Tags importieren
Tags sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Kontakte zu organisieren und zu kategorisieren. Beim Importieren von Kontakten können Sie Tags in Ihrer Import-Datei einfügen, um sie Kontakten automatisch zuzuweisen.
Wie Tags während des Imports funktionieren
- Tags hinzufügen: Fügen Sie Tags in die Tags-Spalte Ihrer Import-Datei ein. Mehrere Tags können durch Kommas getrennt werden.
- Tags zusammenführen: Wenn Sie einen Kontakt erneut importieren (identifiziert durch die Telefonnummer), führt das System Tags vom bestehenden Kontakt und dem neuen Import intelligent zusammen.
- Kontakte aktualisieren: Dies ist eine leistungsstarke Funktion, um Tags zu bestehenden Kontakten hinzuzufügen, ohne jeden einzeln manuell zu bearbeiten.
Beispiel für Tag-Import
Wenn Sie einen "VIP"-Tag zu bestehenden Kontakten hinzufügen möchten, erstellen Sie einfach eine Import-Datei mit ihren Telefonnummern und dem neuen Tag. Die vorhandenen Kontaktinformationen bleiben erhalten, und der neue Tag wird zu den Tags hinzugefügt, die sie bereits haben.
Best Practices
Datenvorbereitung
- Beispieldatei verwenden: Laden Sie die Beispiel-Excel-Datei herunter, um das korrekte Format sicherzustellen
- Daten anreichern: Machen Sie sich keine Sorgen über Duplikate - das System führt Daten intelligent zusammen
- Standardformate: Verwenden Sie konsistente Telefonnummernformate wenn möglich
- Vollständige Informationen: Schließen Sie so viele Felder wie möglich ein (Name, E-Mail, Tags, Metadaten)
- Das richtige Format wählen: Excel (.xlsx) wird für beste Kompatibilität empfohlen
- Konsistente Tags: Verwenden Sie konsistente Tag-Namen, um Filterung und Organisation effektiver zu gestalten
Import-Strategie
- Zuerst testen: Probieren Sie einen kleinen Stapel vor dem Import großer Datensätze
- Ergebnisse überwachen: Überprüfen Sie Import-Berichte, um Muster in Fehlern zu identifizieren
- Regelmäßige Importe: Erwägen Sie kleinere, regelmäßige Importe anstelle großer Massen-Importe
Datenqualität
- Quellen verifizieren: Stellen Sie sicher, dass importierte Daten aus zuverlässigen Quellen stammen
- Regelmäßige Bereinigung: Überprüfen und bereinigen Sie regelmäßig Ihre Kontaktdatenbank
- Compliance: Stellen Sie sicher, dass importierte Kontakte den Datenschutzbestimmungen entsprechen
API-Import
Für fortgeschrittene Benutzer und Integrationen bietet die Kontakt-Import-API:
- Programmatischen Zugriff auf die Import-Funktionalität
- Echtzeit-Import-Status und -Ergebnisse
- Integration mit externen Systemen und Datenbanken
Für API-Dokumentation wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator oder konsultieren Sie die technische Dokumentation.
Wenn Sie Probleme mit Kontakt-Importen haben oder Unterstützung bei großflächigen Importen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder unser Support-Team.