Assistenten Konfiguration

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie einfach es ist, den Assistenten zu konfigurieren. Wir führen Sie durch die verschiedenen Einstellungen, die angepasst werden können, wie z. B. die Aktivierung von Anrufaufzeichnungen und die Änderung des Titels des Assistenten. Es ist ein einfacher Prozess, der eine umfassende Personalisierung ermöglicht.

Videoübersicht:

1. Assistenten auswählen (0:00) Um mit der Bearbeitung Ihres Assistenten zu beginnen, wählen Sie den gewünschten Assistenten aus und gehen Sie in den Bereich "Konfigurationen".
2. Über unsere Firma (0:44) Hier können Sie Änderungen vornehmen, wie z. B. die Aktivierung von Gesprächsaufzeichnungen oder die Aktivierung zusätzlicher Funktionen. Sie können auch den Titel des Assistenten bearbeiten und die Begrüßungsnachricht anpassen. In diesem Beispiel ändere ich den Titel in "Mein Intelligentum" und passe die Spracheinstellungen an.
3. Änderungen speichern (1:53) Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Speichern" (Save). Damit werden alle neuen Einstellungen für Ihren Assistenten übernommen. Es kann einen Moment dauern, bis der Assistent mit den neuen Daten aktualisiert ist.

Schlüsselfunktionen:

• Aktivierung der Anrufaufzeichnung: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Aufzeichnung von Anrufen ganz einfach.
• Formeller Sprachmodus: Aktivieren Sie formelle Sprachmuster für professionellere Gespräche.
• Wissensdatenbank-Integration: Verbinden Sie Ihren Assistenten mit einer Wissensdatenbank für verbesserte Antworten.
• Anpassung von Titel und Sprache: Personalisieren Sie den Namen des Assistenten und die Spracheinstellungen.
• Prompt-Bearbeitung: Passen Sie die Begrüßung und die Informationen an, die Ihr Assistent weitergeben wird.
• Löschen Sie nicht benötigte Felder: Entfernen Sie nicht benötigte Anrufgründe oder Informationen.
• Benutzerdefinierte Vokabular-Verwaltung: Laden Sie Schlüsselwörter hoch und verwalten Sie diese spezifisch für jeden Assistenten für bessere Erkennung.

Spracheinstellungen

Die für Ihren Assistenten konfigurierte Sprache beeinflusst, wie er kommuniziert und Informationen während Anrufen verarbeitet.

Wie Spracheinstellungen funktionieren

Wenn Sie die Sprache Ihres Assistenten festlegen:

• Englisch- oder mehrsprachige Assistenten: Verwenden Englisch für alle Aktionen, Extractors und Gesprächsanalysen
• Deutsche Assistenten: Verwenden Deutsch für alle Aktionen, Extractors und Gesprächsanalysen

Auswirkungen auf Funktionen

Ihre Spracheinstellung beeinflusst:

• Extractors: Die Informationsextraktion aus Anruftranskripten erfolgt in der konfigurierten Sprache
• Aktionen und Fragen: Übersetzungen und Prompts werden in der entsprechenden Sprache bereitgestellt
• Spracherkennung: Der Assistent hört und versteht in der konfigurierten Sprache

Best Practice: Passen Sie die Sprache Ihres Assistenten an die Sprache an, die Ihre Anrufer sprechen werden, um eine genaue Kommunikation und Informationsextraktion sicherzustellen.

Benutzerdefiniertes Vokabular aus Datei

Die Assistenten-Konfiguration enthält jetzt eine leistungsstarke Funktion zur Verwaltung benutzerdefinierter Schlüsselwörter für jeden Assistenten:

Zugriff auf die Schlüsselwort-Verwaltung

1. Navigieren Sie zur Konfiguration: Gehen Sie zum Konfigurationsreiter Ihres Assistenten
2. Finden Sie Benutzerdefiniertes Vokabular: Suchen Sie nach dem Bereich "Benutzerdefiniertes Vokabular aus Datei"
3. Klicken Sie auf "Benutzerdefinierte Schlüsselwörter": Dies öffnet die Schlüsselwort-Verwaltungsoberfläche

Was Sie tun können

• Aktuelle Schlüsselwörter anzeigen: Sehen Sie alle Schlüsselwörter, die mit Ihrem Assistenten verknüpft sind
• Schlüsselwörter importieren: Laden Sie Excel- oder CSV-Dateien mit mehreren Schlüsselwörtern auf einmal hoch
• Aktionen konfigurieren: Richten Sie ein, wie der Assistent Schlüsselwörter für Lookups verwendet
• Schlüsselwörter löschen: Entfernen Sie Schlüsselwörter, die nicht mehr benötigt werden

Schlüsselwort-Aktionen einrichten

Wenn Sie zum ersten Mal Schlüsselwörter zu einem Assistenten hinzufügen, konfigurieren Sie:

Was für die Aktion zu verwenden: Beschreiben Sie, was die Schlüsselwort-Suche erreichen soll Wann die Aktion zu verwenden: Definieren Sie, wann der Assistent Schlüsselwort-Suchvorgänge auslösen soll

Diese Einstellungen helfen dem Assistenten zu verstehen, wie er Ihr benutzerdefiniertes Vokabular während Gesprächen effektiv nutzen kann.

Für detaillierte Informationen zur Schlüsselwort-Verwaltung siehe die Schlüsselwort-Suche Dokumentation.

Assistenten-Kopplung

Die Assistenten-Kopplung ermöglicht es, zwei Assistenten miteinander zu verbinden, um nahtloses Kampagnen-Management und Anrufweiterleitung zwischen eingehenden und ausgehenden Assistenten zu ermöglichen.

Was ist Assistenten-Kopplung?

Die Assistenten-Kopplung erstellt eine Verbindung zwischen einem ausgehenden Assistenten (für Kampagnen-Anrufe) und einem eingehenden Assistenten (für eingehende Anrufe). Wenn jemand nach einem ausgehenden Kampagnen-Anruf auf derselben Telefonnummer zurückruft, verknüpft das System automatisch den eingehenden Anruf mit der ursprünglichen Kampagne.

Wie Sie die Assistenten-Kopplung konfigurieren

So richten Sie die Assistenten-Kopplung ein:

1. Navigieren Sie zur Konfiguration: Gehen Sie zum Konfigurationsreiter Ihres ausgehenden Assistenten
2. Finden Sie "Assistent koppeln": Suchen Sie nach dem Dropdown "Assistent koppeln" im Konfigurationsbereich
3. Wählen Sie einen eingehenden Assistenten: Wählen Sie einen eingehenden Assistenten, der dieselbe Telefonnummer verwendet
4. Änderungen speichern: Klicken Sie auf "Speichern", um die Kopplungs-Konfiguration anzuwenden

Wichtige Anforderungen:

• Nur ausgehende Assistenten können mit eingehenden Assistenten gekoppelt werden
• Beide Assistenten müssen dieselbe Telefonnummer verwenden
• Der gekoppelte Assistent muss vom Typ "eingehend" sein
• Bei der Auswahl einer Telefonnummer für Ihren Assistenten werden nur Nummern angezeigt, die nicht bereits von Assistenten desselben Typs verwendet werden (dadurch können eingehende und ausgehende Assistenten dieselbe Nummer verwenden, wenn sie gekoppelt sind)

Anwendungsfälle für Assistenten-Kopplung

Kampagnen-Nachfolgung: Wenn Sie eine ausgehende Kampagne durchführen und jemand zurückruft, kann der eingehende Assistent auf den Kampagnen-Kontext zugreifen und das Gespräch angemessen fortsetzen.

Anrufstatus-Verfolgung: Das System aktualisiert automatisch den Kampagnen-Anrufstatus, wenn gekoppelte Assistenten verwandte Anrufe bearbeiten, und bietet bessere Analysen und Nachverfolgung. Zusätzlich unterscheidet das System präzise zwischen erfolgreichen Anrufabschlüssen und fehlgeschlagenen Versuchen, sodass Ihre Kampagnenanalysen das tatsächliche Ergebnis jeder Interaktion widerspiegeln.

Nahtlose Kundenerfahrung: Kunden erhalten konsistenten Service, egal ob sie von Ihrem ausgehenden Assistenten angerufen werden oder bei Ihrem eingehenden Assistenten zurückrufen.

Wie es funktioniert

1. Ihr ausgehender Assistent führt Kampagnen-Anrufe an Kontakte durch
2. Wenn ein Kontakt auf derselben Telefonnummer zurückruft, empfängt der eingehende Assistent den Anruf
3. Das System erkennt automatisch die Kopplung und verknüpft den eingehenden Anruf mit der ursprünglichen Kampagne
4. Der Kampagnen-Anrufstatus wird aktualisiert, um das Engagement des Kunden zu reflektieren
5. Ihr Team erhält eine umfassende Verfolgung der gesamten Kundeninteraktions-Reise

Diese Funktion hilft dabei, einen stärker vernetzten und effizienten Kommunikations-Workflow für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Telefonnummern zwischen Assistenten ändern oder tauschen

Wenn Sie eine Telefonnummer zwischen zwei Assistenten austauschen müssen, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte. Es ist wichtig zu verstehen, wie die Telefonnummernzuweisung in unserem System funktioniert:

Regeln für die Telefonnummernzuweisung

• Ein Assistent kann nur eine Telefonnummer haben
• Zwei Assistenten desselben Typs (z.B. zwei eingehende Assistenten) können nicht dieselbe Nummer verwenden
• Eine einzelne Telefonnummer kann nur zwischen einem gekoppelten eingehenden + ausgehenden Assistenten geteilt werden (am häufigsten in Kampagnen-Setups verwendet, siehe Assistenten-Kopplung für weitere Informationen)

Dies stellt eine korrekte Weiterleitung sicher und vermeidet fehlgeleitete Anrufe.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1 — Entfernen Sie die Nummer vom aktuellen Assistenten

Bevor Sie die Nummer einem anderen Assistenten zuweisen, müssen Sie sie zuerst vom Assistenten entfernen, bei dem sie derzeit konfiguriert ist:

1. Navigieren Sie zu dem Assistenten, der derzeit die Telefonnummer hat
2. Gehen Sie zum Konfigurationsreiter
3. Entfernen Sie die Telefonnummer aus dem Telefonnummernfeld
4. Speichern Sie die Änderungen - das System markiert die Nummer dann als verfügbar

Schritt 2 — Weisen Sie die Nummer dem neuen Assistenten zu

Nach dem Entfernen können Sie die Nummer dem anderen Assistenten hinzufügen:

1. Navigieren Sie zu dem Assistenten, dem Sie die Telefonnummer zuweisen möchten
2. Gehen Sie zum Konfigurationsreiter
3. Fügen Sie die Telefonnummer im Telefonnummernfeld hinzu
4. Wenn der Assistent Teil eines gekoppelten eingehenden–ausgehenden Setups ist, stellen Sie sicher, dass beide Assistenten dieselbe Nummer verwenden (siehe Assistenten-Kopplung)
5. Speichern Sie die Änderungen

Wichtig: Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen nach jedem Schritt zu speichern, um sicherzustellen, dass die Telefonnummernzuweisung im System ordnungsgemäß aktualisiert wird.

Erweiterte Konfigurationsoptionen

Formeller Sprachmodus

Der Formelle Sprache Schalter ermöglicht es Ihnen zu konfigurieren, wie Ihr Assistent während Anrufen kommuniziert. Wenn diese Option aktiviert ist, verwendet Ihr Assistent formellere Sprachmuster und professionelle Sprechstile.

So konfigurieren Sie:

1. Navigieren Sie zum Konfigurationsreiter Ihres Assistenten
2. Finden Sie den Schalter "Formelle Sprache aktivieren"
3. Schalten Sie ihn ein, um den formellen Kommunikationsstil zu aktivieren
4. Speichern Sie Ihre Änderungen

Wann formelle Sprache verwenden:

• Geschäftsumgebungen, die professionelle Kommunikation erfordern
• Kundenservice-Szenarien
• Rechts- oder medizinische Beratungen
• Unternehmens-Anrufbearbeitung

Standardeinstellung: Deaktiviert (informelle Sprache)

Wissensdatenbank-Integration

Die Wissensdatenbank aktivieren Funktion ermöglicht es Ihrem Assistenten, sich mit der Wissensdatenbank Ihrer Organisation zu verbinden und Informationen daraus während Gesprächen zu nutzen.

So konfigurieren Sie:

1. Navigieren Sie zum Konfigurationsreiter Ihres Assistenten
2. Finden Sie den Schalter "Wissensdatenbank aktivieren"
3. Schalten Sie ihn ein, um sich mit Ihrer Wissensdatenbank zu verbinden
4. Speichern Sie Ihre Änderungen

Vorteile der Wissensdatenbank-Integration:

• Genauere und informiertere Antworten
• Zugang zu unternehmensspezifischen Informationen
• Konsistente Antworten bei allen Interaktionen
• Reduzierter Bedarf an Anrufweiterleitungen

Standardeinstellung: Deaktiviert

Hinweis: Die Wissensdatenbank-Integration erfordert, dass Ihre Organisation eine Wissensdatenbank mit relevanten Inhalten eingerichtet hat.

Gesprächsverhalten-Einstellungen

Ihr Assistent nutzt intelligente Gesprächszeiten und Engagement-Funktionen, um reibungslose und natürliche Interaktionen mit Anrufern zu gewährleisten. Diese Einstellungen sind automatisch optimiert, um die beste Anruferfahrung zu bieten.

Idle-Nachrichten-System

Wenn ein Anrufer während eines Gesprächs für eine gewisse Zeit schweigt, wird Ihr Assistent ihn automatisch auffordern, fortzufahren. Diese Funktion hilft, Gespräche natürlich am Laufen zu halten und stellt sicher, dass sich Anrufer nicht im Stich gelassen fühlen.

Wie es funktioniert:

• Nach 6,5 Sekunden Stille sendet der Assistent eine freundliche Aufforderung
• Nachrichten werden basierend auf der Spracheinstellung Ihres Assistenten angepasst
• Das System wechselt verschiedene Nachrichten ab, um die Interaktionen natürlich zu halten

Beispiel-Idle-Nachrichten:

• Deutsch: "Hallo, sind Sie noch hier?" oder "Wie kann ich weiterhelfen?"
• Englisch: "Hello, are you here?" oder "How can I assist you further?"

Diese Funktion ist automatisch für alle Assistenten aktiviert, um sicherzustellen, dass kein Anrufer ohne Rückmeldung warten muss.

Stille-Erkennung

Ihr Assistent ist so konfiguriert, dass er Stille während Anrufen intelligent handhabt:

Stille-Timeout: Wenn es 20 Sekunden lang keine Antwort vom Anrufer gibt, wird der Assistent basierend auf dem Gesprächskontext entsprechende Maßnahmen ergreifen. Dies verhindert, dass Anrufe unbegrenzt hängen bleiben, während gleichzeitig genügend Geduld für Anrufer besteht, die Zeit zum Nachdenken oder zum Sammeln von Informationen benötigen.

Hintergrundgeräusch-Filterung: Das System filtert automatisch Hintergrundgeräusche heraus, um sich auf die Stimme des Anrufers zu konzentrieren und stellt so eine klare Kommunikation auch in lauten Umgebungen sicher.

Sprechverhalten

Der Assistent nutzt natürliche Gesprächszeiten, um Interaktionen menschlicher wirken zu lassen. Diese Zeiten sind automatisch optimiert:

Reaktionszeit: Der Assistent wartet einen kurzen Moment (0,2 Sekunden) bevor er antwortet, um sicherzustellen, dass der Anrufer zu Ende gesprochen hat. Dies verhindert, dass der Assistent mitten im Satz unterbricht.

Unterbrechungs-Erkennung: Das System kann erkennen, wenn ein Anrufer unterbrechen möchte, und stoppt nach nur 2 Wörtern mit einer kurzen Pause (0,3 Sekunden), um dem Anrufer die Möglichkeit zu geben zu sprechen.

Diese automatischen Timing-Einstellungen schaffen einen natürlicheren Gesprächsfluss und lassen den Assistenten reaktionsschnell wirken, ohne gehetzt oder zu langsam zu sein.

Mailbox-Erkennung

Für ausgehende Assistenten, die Kampagnen-Anrufe tätigen, enthält das System eine intelligente Mailbox-Erkennung:

Automatische Erkennung: Der Assistent kann erkennen, wenn ein Anruf auf eine Mailbox anstatt auf eine Person trifft, was eine angemessene Handhabung dieser Situationen ermöglicht.

Intelligente Wiederholungs-Logik: Wenn eine Mailbox erkannt wird, kann das System den Anruf automatisch zu besseren Zeiten wiederholen:

• Bis zu 5 Wiederholungs-Versuche
• Erste Wiederholung nach 5 Sekunden
• Weitere Wiederholungen alle 5 Sekunden
• Maximal 1 Sekunde Wartezeit zur Erkennung des Mailbox-Pieptons

Dies stellt sicher, dass Ihre Kampagnen echte Personen erreichen, während Mailbox-Situationen angemessen behandelt werden.

Assistenten-Typ-Verhalten

Das Verhalten Ihres Assistenten variiert je nachdem, ob er für eingehende oder ausgehende Anrufe konfiguriert ist:

Eingehende Assistenten: Begrüßen Anrufer automatisch sofort, wenn sie anrufen, und beginnen das Gespräch proaktiv.

Ausgehende Assistenten: Warten darauf, dass die angerufene Person zuerst "Hallo" sagt oder spricht, bevor der Assistent mit dem Sprechen beginnt. Dies schafft eine natürlichere Erfahrung für Personen, die Anrufe von Ihren Kampagnen erhalten.

Dieses intelligente Verhalten passt sich jedem Szenario an und stellt sicher, dass die Gesprächsinitiierung angemessen ist, egal ob Ihr Assistent anruft oder Anrufe empfängt.

Automatische Anrufbeendigung

Ihr Assistent ist automatisch mit einer intelligenten Anrufbeendigungs-Funktion ausgestattet, die hilft, Gespräche natürlich und professionell zu verwalten.

Wie es funktioniert

Wenn ein Anrufer signalisiert, dass er das Gespräch beenden möchte (zum Beispiel durch Sätze wie "Auf Wiedersehen," "Danke, tschüss," oder ähnliche Phrasen), wird Ihr Assistent:

• Die Absicht des Anrufers erkennen, das Gespräch zu beenden
• Höflich antworten, bevor das Gespräch beendet wird
• Den Anruf automatisch elegant beenden

Hauptfunktionen

Automatische Einrichtung: Jeder Assistent wird automatisch mit der Anrufbeendigungs-Aktion konfiguriert, wenn er erstellt oder aktualisiert wird. Es ist keine manuelle Einrichtung erforderlich.

Natürliche Erkennung: Das System hört auf gängige Abschieds-Phrasen und Gesprächsbeendigungs-Signale in natürlicher Sprache.

Höflicher Abschluss: Ihr Assistent wird angemessen antworten, bevor der Anruf beendet wird, um einen professionellen Abschluss jedes Gesprächs sicherzustellen.

Vorteile

• Bessere Benutzererfahrung: Anrufer müssen nicht abrupt auflegen oder auf ein Timeout warten
• Natürliche Gespräche: Anrufe enden natürlich, genau wie Gespräche zwischen Menschen
• Professionelles Image: Jeder Anruf endet mit der richtigen Etikette
• Keine Konfiguration erforderlich: Die Funktion ist automatisch für alle Assistenten aktiviert

Diese Funktion stellt sicher, dass alle Anrufe mit Ihrem Assistenten reibungslos und professionell enden, ohne dass eine Einrichtung oder Verwaltung Ihrerseits erforderlich ist.

Datei-Upload während Anrufen

Ihr Assistent kann Dokumente von Anrufern anfordern und ihnen während Telefongesprächen einen sicheren Upload-Link per SMS senden. Diese Funktion erleichtert das Sammeln von Dateien, ohne den Gesprächsfluss zu unterbrechen.

Was ist Datei-Upload?

Die Datei-Upload-Funktion ermöglicht es Ihrem Assistenten:

• Zu erkennen, wann ein Anrufer Dokumente senden muss
• Einen sicheren, temporären Upload-Link zu generieren
• Den Link per SMS an das Telefon des Anrufers zu senden
• Hochgeladene Dateien zu sammeln und mit dem Anrufdatensatz zu verknüpfen

Voraussetzungen

Um den Datei-Upload zu nutzen, benötigen Sie:

• SMS-Funktion aktiviert: Ihr Konto muss SMS-Versand unterstützen
• Konfiguration: Aktivieren Sie die Funktion im Prompt-Reiter Ihres Assistenten

Wenn Ihr Tarif keine SMS-Funktion beinhaltet, ist der Datei-Upload-Schalter deaktiviert. Kontaktieren Sie Ihren Kontoadministrator, um Ihren Tarif zu erweitern.

Schnelleinrichtung

1. Gehen Sie zum Prompt-Reiter Ihres Assistenten
2. Finden Sie den Bereich "Dateien für den Assistenten hochladen"
3. Schalten Sie den Schalter um, um die Funktion zu aktivieren
4. Definieren Sie wann der Upload ausgelöst werden soll (z.B. "wenn Anrufer erwähnt, eine Krankmeldung zu senden")
5. Schreiben Sie eine kurze Nachricht, die mit dem Link gesendet wird (z.B. "Bitte senden Sie Ihre Krankmeldung")
6. Klicken Sie auf Speichern

Während eines Anrufs

Wenn konfiguriert, wird Ihr Assistent:

1. Erkennen, wenn ein Anrufer Dokumente hochladen muss (basierend auf Ihrem Auslöser)
2. Einen sicheren Upload-Link für diesen spezifischen Anruf generieren
3. Eine SMS an den Anrufer mit Ihrer benutzerdefinierten Nachricht und dem Link senden
4. Hochgeladene Dateien sicher speichern und mit dem Anrufdatensatz verknüpfen

Häufige Anwendungsfälle

• Medizinische Dokumente: Anforderung von Krankmeldungen oder medizinischen Unterlagen
• Nachweisdokumente: Sammlung von Ausweisen, Adressnachweisen oder Verträgen
• Visuelle Nachweise: Entgegennahme von Fotos beschädigter Produkte oder Unfallstellen
• Unterschriebene Formulare: Sammlung ausgefüllter Verträge oder Genehmigungsformulare

Best Practices

• Seien Sie spezifisch: Schreiben Sie klare Auslösebedingungen, die der tatsächlichen Sprechweise der Anrufer entsprechen
• Halten Sie Nachrichten kurz: SMS-Nachrichten sollten kurz und direkt sein
• Gründlich testen: Führen Sie Testanrufe durch, um sicherzustellen, dass Auslöser wie erwartet funktionieren
• Nutzung überwachen: Überprüfen Sie hochgeladene Dateien regelmäßig in Anrufdatensätzen

Für detaillierte Informationen zur Konfiguration und Nutzung der Datei-Upload-Funktion siehe die Datei-Upload-Dokumentation.