Assistenten Konfiguration

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie einfach es ist, den Assistenten zu konfigurieren. Wir führen Sie durch die verschiedenen Einstellungen, die angepasst werden können, wie z. B. die Aktivierung von Anrufaufzeichnungen und die Änderung des Titels des Assistenten. Es ist ein einfacher Prozess, der eine umfassende Personalisierung ermöglicht.

Videoübersicht:

1. Assistenten auswählen (0:00) Um mit der Bearbeitung Ihres Assistenten zu beginnen, wählen Sie den gewünschten Assistenten aus und gehen Sie in den Bereich "Konfigurationen".
2. Über unsere Firma (0:44) Hier können Sie Änderungen vornehmen, wie z. B. die Aktivierung von Gesprächsaufzeichnungen oder die Aktivierung zusätzlicher Funktionen. Sie können auch den Titel des Assistenten bearbeiten und die Begrüßungsnachricht anpassen. In diesem Beispiel ändere ich den Titel in "Mein Intelligentum" und passe die Spracheinstellungen an.
3. Änderungen speichern (1:53) Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Speichern" (Save). Damit werden alle neuen Einstellungen für Ihren Assistenten übernommen. Es kann einen Moment dauern, bis der Assistent mit den neuen Daten aktualisiert ist.

Schlüsselfunktionen:

• Aktivierung der Anrufaufzeichnung: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Aufzeichnung von Anrufen ganz einfach.
• Formeller Sprachmodus: Aktivieren Sie formelle Sprachmuster für professionellere Gespräche.
• Wissensdatenbank-Integration: Verbinden Sie Ihren Assistenten mit einer Wissensdatenbank für verbesserte Antworten.
• Anpassung von Titel und Sprache: Personalisieren Sie den Namen des Assistenten und die Spracheinstellungen.
• Prompt-Bearbeitung: Passen Sie die Begrüßung und die Informationen an, die Ihr Assistent weitergeben wird.
• Löschen Sie nicht benötigte Felder: Entfernen Sie nicht benötigte Anrufgründe oder Informationen.
• Benutzerdefinierte Vokabular-Verwaltung: Laden Sie Schlüsselwörter hoch und verwalten Sie diese spezifisch für jeden Assistenten für bessere Erkennung.

Konfigurationsfelder nach Assistenten-Typ

Nicht alle Konfigurationsfelder sind für jeden Assistenten-Typ verfügbar. Die im Konfigurationsreiter angezeigten Felder hängen von den Fähigkeiten des jeweiligen Assistenten-Typs ab:

Feld	Eingehend / Ausgehend / Widget	Chat
Telefonnummer	✅	❌
WhatsApp-Nummer	✅ (wenn WhatsApp aktiviert)	✅
Stimmauswahl	✅	❌
Anrufaufzeichnung	✅	❌
Gesprächslimit	✅	✅
Anrufweiterleitung	✅	❌

Chat-Assistenten zeigen nur Felder an, die für Messaging-Kanäle relevant sind (WhatsApp und E-Mail). Telefon-, Stimm-, Aufzeichnungs- und Anrufweiterleitungs-Einstellungen werden für Chat-Assistenten automatisch ausgeblendet.

Die Einstellung Gesprächslimit ist für alle Assistenten-Typen verfügbar:

• Eingehend / Ausgehend / Widget: Limit in Minuten (1 bis 30 Minuten)
• Chat-Assistenten: Limit in Tagen (1 bis 30 Tage)

In den Benachrichtigungseinstellungen werden Mindestdauer-Schieberegler nur für Telefon-Assistenten angezeigt. Chat-Assistenten senden Benachrichtigungen immer nach der Chat-Extraktion.

Verfügbare Tabs nach Assistenten-Typ

Die angezeigten Tabs für einen Assistenten hängen von dessen Typ ab:

Tab	Eingehend / Ausgehend / Widget	Chat
Statistik	✅	❌
Prompt	✅	✅
Fragen	✅	✅
Konfiguration	✅	✅
Extractors	✅	✅

Chat-Assistenten (E-Mail und WhatsApp) haben jetzt Zugriff auf die Fragen- und Extractors-Tabs. So können Sie strukturierte Fragen konfigurieren und die automatische Datenextraktion aus Chat-Gesprächen einrichten – genau wie bei Telefon-Assistenten.

Der Statistik-Tab ist nur für telefon-basierte Assistenten verfügbar (Eingehend, Ausgehend, Widget).

Spracheinstellungen

Die für Ihren Assistenten konfigurierte Sprache beeinflusst, wie er kommuniziert und Informationen während Anrufen verarbeitet.

Wie Spracheinstellungen funktionieren

Wenn Sie die Sprache Ihres Assistenten festlegen:

• Englisch- oder mehrsprachige Assistenten: Verwenden Englisch für alle Aktionen, Extractors und Gesprächsanalysen
• Deutsche Assistenten: Verwenden Deutsch für alle Aktionen, Extractors und Gesprächsanalysen
• Andere Sprachassistenten (Rumänisch, Polnisch, Tschechisch, Kroatisch, Slowakisch, Russisch, Albanisch, Türkisch, Ukrainisch, Arabisch, Persisch): Verwenden die ausgewählte Sprache für Spracherkennung und Transkription

Auswirkungen auf Funktionen

Ihre Spracheinstellung beeinflusst:

• Extractors: Die Informationsextraktion aus Anruftranskripten erfolgt in der konfigurierten Sprache
• Aktionen und Fragen: Übersetzungen und Prompts werden in der entsprechenden Sprache bereitgestellt
• Terminplanungs-Integrationen: Wartehinweise, Fehlermeldungen bei Buchungen und die Nachricht nach der Rückkehr aus der Terminplanung folgen der Sprache Ihres Assistenten
• Spracherkennung: Der Assistent hört und versteht in der konfigurierten Sprache
• Prompt-Variablen: Die Sprache des Assistenten wird automatisch als Variable language in Ihren Prompt-Vorlagen bereitgestellt

Sprache als Prompt-Variable

Die konfigurierte Sprache des Assistenten wird automatisch als Variable mit dem Namen language in die Prompt-Vorlage des Assistenten übergeben. Der Wert wird als vollständiger Sprachname auf Englisch bereitgestellt (zum Beispiel English, German, Multilingual, Romanian, Polish, Czech, Croatian, Slovak, Russian, Albanian, Turkish, Ukrainian, Arabic oder Persian).

Dadurch können Sie Prompts schreiben, die ihr Verhalten basierend auf der Sprache des Assistenten anpassen, ohne manuelle Konfiguration.

Wenn Sie eine Terminplanungs-Integration wie Cal.com oder Microsoft Outlook verwenden, aktualisiert eine Sprachänderung beim Speichern des Assistenten auch diese Terminplanungs-Nachrichten automatisch. Bei mehrsprachigen Assistenten folgen kurze Terminplanungs-Nachrichten nach Möglichkeit der aktuellen Gesprächssprache.

Best Practice: Passen Sie die Sprache Ihres Assistenten an die Sprache an, die Ihre Anrufer sprechen werden, um eine genaue Kommunikation und Informationsextraktion sicherzustellen.

Sprachauswahl

Hinweis: Die Stimmauswahl ist nur für Eingehende, Ausgehende und Widget-Assistenten verfügbar. Chat-Assistenten verwenden keine Stimme.

Die Stimme Ihres Assistenten ist ein wichtiger Teil, um eine natürliche und ansprechende Gesprächserfahrung zu schaffen. Die Stimmauswahl-Funktion ermöglicht es Ihnen, aus einer Vielzahl von Stimmen zu wählen, die zu den Spracheinstellungen Ihres Assistenten passen.

Wie die Sprachauswahl funktioniert

Wenn Sie Ihren Assistenten konfigurieren, werden die verfügbaren Stimmen automatisch basierend auf der von Ihnen gewählten Sprache gefiltert. Dies stellt sicher, dass nur Stimmen angezeigt werden, die mit Ihrer gewählten Sprache kompatibel sind, und verhindert nicht übereinstimmende Stimm- und Sprachkombinationen.

Automatische Filterung:

• Wählen Sie Englisch → Sehen Sie nur englischsprachige Stimmen
• Wählen Sie Deutsch → Sehen Sie nur deutschsprachige Stimmen
• Wählen Sie Mehrsprachig → Sehen Sie Stimmen, die mehrere Sprachen unterstützen

Die Liste enthält außerdem nur Stimmen, die bereits in der VAPI-Bibliothek verfügbar sind. Diese Stimmen können sofort an Ihren Assistenten angehängt werden.

Die richtige Stimme finden

1. Navigieren Sie zur Konfiguration: Gehen Sie zum Konfigurationsreiter Ihres Assistenten
2. Wählen Sie zuerst die Sprache: Wählen Sie die Sprache Ihres Assistenten (Englisch, Deutsch oder Mehrsprachig)
3. Wählen Sie eine Stimme: Öffnen Sie das Stimm-Dropdown, um die verfügbaren Stimmen für diese Sprache zu sehen
4. Hören Sie sich die Vorschau an: Jede Stimme enthält ein Audio-Vorschau-Beispiel, damit Sie hören können, wie sie klingt
5. Speichern Sie Ihre Auswahl: Klicken Sie auf "Speichern", um Ihre gewählte Stimme anzuwenden

Empfohlene Stimmen

Einige Stimmen sind mit "Empfohlen von PnP" (Plug and Play) gekennzeichnet. Dies sind sorgfältig ausgewählte Stimmen, die:

• Hochwertige, natürlich klingende Sprache bieten
• Zuverlässig über verschiedene Gesprächstypen hinweg funktionieren
• Auf Klarheit und Verständlichkeit getestet wurden
• Am Anfang der Stimmliste für eine einfache Auswahl erscheinen

Empfohlene Stimmen umfassen: Dana, Ariana Paul, Jessica, Elena, Susi und Johanna.

Diese empfohlenen Stimmen sind außerdem bereits in VAPI verfügbar und daher die sicherste Wahl, wenn Ihr Assistent schnell live gehen soll.

Was passiert, wenn Sie die Sprache ändern

Wenn Sie die Sprache Ihres Assistenten nach der Auswahl einer Stimme ändern, prüft das System automatisch, ob Ihre aktuelle Stimme die neue Sprache unterstützt:

Wenn die Stimme kompatibel ist: Es sind keine Änderungen erforderlich, und Ihre Stimmauswahl bleibt gleich.

Wenn die Stimme nicht kompatibel ist oder in VAPI nicht angehängt werden kann: Das System wählt automatisch eine empfohlene Stimme aus, die mit der neuen Sprache funktioniert, und zeigt eine Benachrichtigung an, die die Änderung erklärt. Zum Beispiel:

"Stimme wurde zu Dana geändert, weil Ariana Paul Deutsch nicht unterstützt"

Diese automatische Stimmauswahl stellt sicher, dass Ihr Assistent immer eine funktionierende Stimme hat, auch wenn Sie die Spracheinstellungen aktualisieren oder eine manuell eingetragene Stimme in VAPI noch nicht verfügbar ist.

Stimminformationen

Für jede Stimme im Dropdown können Sie sehen:

• Name: Der freundliche Name der Stimme
• Geschlecht: Stimmgeschlecht (männlich oder weiblich)
• Vorschau-Audio: Klicken Sie auf den Wiedergabe-Button, um ein Beispiel zu hören
• Empfohlenes Abzeichen: Spezielle Kennzeichnung für PnP-empfohlene Stimmen

Nur diese aufgelisteten Stimmen sind sofort für echte Anrufe einsatzbereit.

Erweitert: Manuelle Eingabe der Stimmen-ID

Für fortgeschrittene Benutzer gibt es eine Option, eine Stimmen-ID manuell einzugeben, anstatt aus der Liste auszuwählen. Dies ist nützlich, wenn Sie eine benutzerdefinierte Stimme von ElevenLabs haben, die noch nicht in der Standardliste enthalten ist.

So fordern Sie eine benutzerdefinierte Stimme an:

1. Aktivieren Sie die Option "Stimmen-ID manuell hinzufügen"
2. Geben Sie Ihre Stimmen-ID von ElevenLabs ein
3. Klicken Sie auf Stimme anfragen
4. Warten Sie, bis die Stimme zur VAPI-Bibliothek hinzugefügt wurde
5. Wählen Sie sie danach in der normalen Stimmliste aus und speichern Sie Ihre Konfiguration

Warnung: Eine benutzerdefinierte ElevenLabs-Stimmen-ID ist erst für echte Anrufe nutzbar, wenn sie zur VAPI-Bibliothek hinzugefügt wurde. Verwenden Sie diese Funktion nur, wenn Sie eine bestimmte Stimmen-ID haben und möchten, dass unser Team sie für Sie hinzufügt.

Best Practices für die Stimmauswahl

• Passen Sie zu Ihrer Marke: Wählen Sie eine Stimme, die zum professionellen Image Ihres Unternehmens passt
• Berücksichtigen Sie Ihr Publikum: Wählen Sie eine Stimme, die Ihre Anrufer als freundlich und vertrauenswürdig empfinden
• Testen Sie mehrere Stimmen: Hören Sie sich mehrere Vorschau-Beispiele an, bevor Sie Ihre endgültige Wahl treffen
• Verwenden Sie empfohlene Stimmen: Beginnen Sie für beste Ergebnisse mit einer der empfohlenen Stimmen
• Sprache zuerst: Legen Sie immer zuerst Ihre Sprache fest, bevor Sie eine Stimme auswählen, um die richtigen Optionen zu sehen

Benutzerdefiniertes Vokabular aus Datei

Die Assistenten-Konfiguration enthält jetzt eine leistungsstarke Funktion zur Verwaltung benutzerdefinierter Schlüsselwörter für jeden Assistenten:

Zugriff auf die Schlüsselwort-Verwaltung

1. Navigieren Sie zur Konfiguration: Gehen Sie zum Konfigurationsreiter Ihres Assistenten
2. Finden Sie Benutzerdefiniertes Vokabular: Suchen Sie nach dem Bereich "Benutzerdefiniertes Vokabular aus Datei"
3. Klicken Sie auf "Benutzerdefinierte Schlüsselwörter": Dies öffnet die Schlüsselwort-Verwaltungsoberfläche

Was Sie tun können

• Aktuelle Schlüsselwörter anzeigen: Sehen Sie alle Schlüsselwörter, die mit Ihrem Assistenten verknüpft sind
• Schlüsselwörter importieren: Laden Sie Excel- oder CSV-Dateien mit mehreren Schlüsselwörtern auf einmal hoch
• Aktionen konfigurieren: Richten Sie ein, wie der Assistent Schlüsselwörter für Lookups verwendet
• Schlüsselwörter löschen: Entfernen Sie Schlüsselwörter, die nicht mehr benötigt werden

Schlüsselwort-Aktionen einrichten

Wenn Sie zum ersten Mal Schlüsselwörter zu einem Assistenten hinzufügen, konfigurieren Sie:

Was für die Aktion zu verwenden: Beschreiben Sie, was die Schlüsselwort-Suche erreichen soll Wann die Aktion zu verwenden: Definieren Sie, wann der Assistent Schlüsselwort-Suchvorgänge auslösen soll

Diese Einstellungen helfen dem Assistenten zu verstehen, wie er Ihr benutzerdefiniertes Vokabular während Gesprächen effektiv nutzen kann.

Für detaillierte Informationen zur Schlüsselwort-Verwaltung siehe die Schlüsselwort-Suche Dokumentation.

Alternative Begrüßung für direkte Anrufe

Für ausgehende Assistenten können Sie eine andere Begrüßung für Personen festlegen, die die Telefonnummer des Assistenten direkt anrufen. Das ist nützlich, wenn derselbe Assistent Kampagnenanrufe tätigt und auch eingehende Anrufe bearbeitet.

Was diese Einstellung bewirkt

• Die Hauptbegrüßung wird für ausgehende Kampagnenanrufe verwendet.
• Die alternative Begrüßung wird nur für direkte eingehende Anrufe genutzt.
• Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet der Assistent die Hauptbegrüßung.

So können Sie Anrufern eine freundlichere Begrüßung für direkte Anrufe geben, statt die Kampagnen-Eröffnung zu spielen.

So richten Sie sie ein

1. Öffnen Sie Ihren ausgehenden Assistenten und gehen Sie zum Reiter Prompt.
2. Suchen Sie das Feld Alternative Begrüßung (eingehend).
3. Geben Sie die Nachricht ein, die direkte Anrufer hören sollen, zum Beispiel:

   Hallo, Sie haben [Firmenname] erreicht. Wie kann ich Ihnen helfen?

4. Klicken Sie auf Speichern.

Tipps

• Halten Sie die Begrüßung kurz und freundlich – der Anrufer hört sie, bevor er sprechen kann.
• Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie für eingehende und ausgehende Anrufe dieselbe Begrüßung verwenden möchten.
• Diese Einstellung ist nur für ausgehende Assistenten verfügbar.

Verifizierte Anrufer-IDs (CLI) im Telefonnummer-Dropdown

Neben Nummern, die über die Plattform erworben wurden, kann das Telefonnummer-Dropdown auch verifizierte Anrufer-IDs anzeigen – eigene Telefonnummern, die über Twilio verifiziert wurden.

Diese Nummern sind mit einem CLI-Badge markiert, damit Sie sie auf einen Blick von Plattformnummern unterscheiden können.

Für welche Assistenten können CLI-Nummern verwendet werden?

Assistenten-Typ	CLI-Nummern verwendbar?
Ausgehend (Outbound)	✅ Ja
Eingehend (Inbound)	❌ Nein
Widget	❌ Nein
Chat	❌ Nein

CLI-Nummern erscheinen im Telefonnummer-Dropdown nur bei ausgehenden Assistenten. Für alle anderen Assistenten-Typen werden sie ausgeblendet.

Was ist eine CLI-Nummer?

Eine CLI-Nummer (Caller Line Identification) ist eine Telefonnummer, die Ihnen bereits gehört und die in den Telefonkonfigurationseinstellungen hinzugefügt und verifiziert wurde. Wenn ein ausgehender Assistent eine CLI-Nummer verwendet, sehen Ihre Kontakte diese Nummer auf ihrem Bildschirm, wenn der Assistent sie anruft.

Um CLI-Nummern hinzuzufügen oder zu verwalten, gehen Sie zu Einstellungen → Telefonkonfiguration und lesen Sie den Abschnitt Verifizierte Anrufer-IDs.

Temporäre (Test-)Telefonnummern

Das System kann Ihrem Assistenten eine temporäre Telefonnummer zuweisen, damit Sie Anrufe testen können, ohne eine dauerhafte Nummer zu benötigen. Temporäre Nummern werden automatisch aus einem gemeinsamen Testpool bereitgestellt.

So funktionieren temporäre Nummern

• Automatische Zuweisung: Wenn Sie eine Kampagne starten und Ihr Assistent keine Telefonnummer hat, kann das System automatisch eine temporäre Testnummer zuweisen.
• Sichtbar in der Konfiguration: Sobald Ihrem Assistenten eine temporäre Nummer zugewiesen wurde, erscheint diese im Telefonnummer-Dropdown im Konfigurationsreiter. Sie können sehen, welche Nummer aktuell zugewiesen ist, und die Einrichtung bestätigen.
• Gültigkeit 7 Tage: Temporäre Nummern sind 7 Tage lang gültig. Danach wird die Nummer automatisch wieder dem Pool zurückgegeben und von Ihrem Assistenten entfernt.
• E-Mail-Benachrichtigung: Wenn eine temporäre Nummer freigegeben wird, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, damit Sie wissen, dass Sie bei Bedarf eine dauerhafte Nummer zuweisen müssen.

Temporäre Nummer im Telefonnummer-Dropdown

Wenn Ihrem Assistenten eine temporäre Nummer zugewiesen wurde, sehen Sie diese im Telefonnummer-Dropdown im Konfigurationsreiter. Dies ermöglicht Ihnen:

• Zu bestätigen, welche Testnummer derzeit auf Ihrem Assistenten aktiv ist
• Die Nummer vor dem Start einer Kampagne anzuzeigen
• Sie durch eine dauerhafte Nummer zu ersetzen, wenn Sie bereit sind

Hinweis: Temporäre Nummern sind nur für Testzwecke gedacht. Für den laufenden Produktionsbetrieb weisen Sie Ihrem Assistenten bitte eine dauerhafte Telefonnummer zu.

Telefonnummern zwischen Assistenten ändern oder tauschen

Wenn Sie eine Telefonnummer zwischen zwei Assistenten austauschen müssen, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte. Es ist wichtig zu verstehen, wie die Telefonnummernzuweisung in unserem System funktioniert:

Regeln für die Telefonnummernzuweisung

• Ein Assistent kann nur eine Telefonnummer haben
• Zwei Assistenten desselben Typs (z.B. zwei eingehende Assistenten) können nicht dieselbe Nummer verwenden

Dies stellt eine korrekte Weiterleitung sicher und vermeidet fehlgeleitete Anrufe.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1 — Entfernen Sie die Nummer vom aktuellen Assistenten

Bevor Sie die Nummer einem anderen Assistenten zuweisen, müssen Sie sie zuerst vom Assistenten entfernen, bei dem sie derzeit konfiguriert ist:

1. Navigieren Sie zu dem Assistenten, der derzeit die Telefonnummer hat
2. Gehen Sie zum Konfigurationsreiter
3. Entfernen Sie die Telefonnummer aus dem Telefonnummernfeld
4. Speichern Sie die Änderungen - das System markiert die Nummer dann als verfügbar

Schritt 2 — Weisen Sie die Nummer dem neuen Assistenten zu

Nach dem Entfernen können Sie die Nummer dem anderen Assistenten hinzufügen:

1. Navigieren Sie zu dem Assistenten, dem Sie die Telefonnummer zuweisen möchten
2. Gehen Sie zum Konfigurationsreiter
3. Fügen Sie die Telefonnummer im Telefonnummernfeld hinzu
4. Speichern Sie die Änderungen

Wichtig: Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen nach jedem Schritt zu speichern, um sicherzustellen, dass die Telefonnummernzuweisung im System ordnungsgemäß aktualisiert wird.

Erweiterte Konfigurationsoptionen

Formeller Sprachmodus

Mit dem Schalter Formelle Sprache legen Sie fest, ob Ihr Assistent während Anrufen formeller klingen soll. Das betrifft vor allem automatische Systemnachrichten auf Deutsch, zum Beispiel Rückfragen nach einer kurzen Stille.

So konfigurieren Sie:

1. Navigieren Sie zum Konfigurationsreiter Ihres Assistenten
2. Finden Sie den Schalter "Formelle Sprache aktivieren"
3. Schalten Sie ihn ein, um den formellen Kommunikationsstil zu aktivieren
4. Speichern Sie Ihre Änderungen

Wann formelle Sprache verwenden:

• Geschäftsumgebungen, die professionelle Kommunikation erfordern
• Kundenservice-Szenarien
• Rechts- oder medizinische Beratungen
• Unternehmens-Anrufbearbeitung

Standardeinstellung: Deaktiviert (informelle Sprache)

Wichtig zu wissen:

• Automatische deutsche Idle-Nachrichten folgen dieser Einstellung.
• Texte, die Sie selbst schreiben, wie Begrüßungen oder eigene Terminplanungs-Texte, werden nicht automatisch umformuliert.
• Wenn alles sprachlich zusammenpassen soll, passen Sie diese Texte bitte selbst an.

Wissensdatenbank-Integration

Die Wissensdatenbank aktivieren Funktion ermöglicht es Ihrem Assistenten, sich mit der Wissensdatenbank Ihrer Organisation zu verbinden und Informationen daraus während Gesprächen zu nutzen.

So konfigurieren Sie:

1. Navigieren Sie zum Konfigurationsreiter Ihres Assistenten
2. Finden Sie den Schalter "Wissensdatenbank aktivieren"
3. Schalten Sie ihn ein, um sich mit Ihrer Wissensdatenbank zu verbinden
4. Speichern Sie Ihre Änderungen

Vorteile der Wissensdatenbank-Integration:

• Genauere und informiertere Antworten
• Zugang zu unternehmensspezifischen Informationen
• Konsistente Antworten bei allen Interaktionen
• Reduzierter Bedarf an Anrufweiterleitungen

Standardeinstellung: Deaktiviert

Hinweis: Die Wissensdatenbank-Integration erfordert, dass Ihre Organisation eine Wissensdatenbank mit relevanten Inhalten eingerichtet hat.

Min. Anrufdauer für Auswertung

Mit der Einstellung Min. Anrufdauer für Auswertung legen Sie fest, wie lange ein Anruf mindestens dauern muss, bevor das System ihn auswertet und analysiert. Anrufe, die kürzer als dieser Schwellenwert sind, werden bei der Analyse nicht berücksichtigt.

So konfigurieren Sie:

1. Navigieren Sie zum Konfigurationsreiter Ihres Assistenten
2. Finden Sie den Schieberegler "Min. Anrufdauer für Auswertung"
3. Ziehen Sie den Regler auf den gewünschten Wert (zwischen 1 und 60 Sekunden)
4. Speichern Sie Ihre Änderungen

Warum das wichtig ist: Sehr kurze Anrufe — wie versehentliche Anrufe oder Verwähler — enthalten in der Regel keine nützlichen Informationen. Durch das Festlegen einer Mindestdauer verhindern Sie, dass solche Anrufe in Ihre Analysen einfließen, und halten Ihre Daten sauber und aussagekräftig.

Standardeinstellung: 40 Sekunden

Tipp: Wenn Sie feststellen, dass viele bedeutungslose Einträge in Ihren Anruf-Auswertungen erscheinen, erhöhen Sie diesen Schwellenwert leicht, um sehr kurze Anrufe herauszufiltern.

Gesprächsverhalten-Einstellungen

Ihr Assistent nutzt intelligente Gesprächszeiten und Engagement-Funktionen, um reibungslose und natürliche Interaktionen mit Anrufern zu gewährleisten. Diese Einstellungen sind automatisch optimiert, um die beste Anruferfahrung zu bieten.

Idle-Nachrichten-System

Wenn ein Anrufer während eines Gesprächs für eine gewisse Zeit schweigt, wird Ihr Assistent ihn automatisch auffordern, fortzufahren. Diese Funktion hilft, Gespräche natürlich am Laufen zu halten und stellt sicher, dass sich Anrufer nicht im Stich gelassen fühlen.

Wie es funktioniert:

• Nach 6,5 Sekunden Stille sendet der Assistent eine freundliche Aufforderung
• Nachrichten werden basierend auf der Spracheinstellung und dem Assistenten-Typ angepasst
• Das System wechselt verschiedene Nachrichten ab, um die Interaktionen natürlich zu halten

Beispiel-Idle-Nachrichten für eingehende Assistenten:

• Deutsch (formell): "Hallo, sind Sie noch hier?" oder "Wie kann ich weiterhelfen?"
• Deutsch (informell): "Hallo, bist du noch hier?" oder "Wie kann ich weiterhelfen?"
• Englisch: "Hello, are you still there?" oder "How can I help you further?"
• Andere Sprachen: Nachrichten werden automatisch basierend auf der Spracheinstellung Ihres Assistenten angepasst

Beispiel-Idle-Nachrichten für ausgehende Assistenten:

• Deutsch (formell): "Hallo, sind Sie noch da?" oder "Ich höre im Moment nichts. Sind Sie noch hier?"
• Deutsch (informell): "Hallo, bist du noch da?" oder "Ich höre im Moment nichts. Bist du noch hier?"
• Englisch: "Hello, are you still here?" oder "I don't hear anything at the moment. Are you still here?"
• Andere Sprachen: Nachrichten werden automatisch basierend auf der Spracheinstellung Ihres Assistenten angepasst

Diese Funktion ist automatisch für alle Assistenten aktiviert, um sicherzustellen, dass kein Anrufer ohne Rückmeldung warten muss.

Stille-Erkennung

Ihr Assistent ist so konfiguriert, dass er Stille während Anrufen intelligent handhabt:

Stille-Timeout: Wenn es 20 Sekunden lang keine Antwort vom Anrufer gibt, wird der Assistent basierend auf dem Gesprächskontext entsprechende Maßnahmen ergreifen. Dies verhindert, dass Anrufe unbegrenzt hängen bleiben, während gleichzeitig genügend Geduld für Anrufer besteht, die Zeit zum Nachdenken oder zum Sammeln von Informationen benötigen.

Hintergrundgeräusch-Filterung: Das System filtert automatisch Hintergrundgeräusche heraus, um sich auf die Stimme des Anrufers zu konzentrieren und stellt so eine klare Kommunikation auch in lauten Umgebungen sicher.

Sprechverhalten

Der Assistent nutzt natürliche Gesprächszeiten, um Interaktionen menschlicher wirken zu lassen. Diese Zeiten sind automatisch optimiert:

Reaktionszeit: Der Assistent wartet einen kurzen Moment (0,2 Sekunden) bevor er antwortet, um sicherzustellen, dass der Anrufer zu Ende gesprochen hat. Dies verhindert, dass der Assistent mitten im Satz unterbricht.

Unterbrechungs-Erkennung: Das System kann erkennen, wenn ein Anrufer unterbrechen möchte, und stoppt nach nur 2 Wörtern mit einer kurzen Pause (0,3 Sekunden), um dem Anrufer die Möglichkeit zu geben zu sprechen.

Diese automatischen Timing-Einstellungen schaffen einen natürlicheren Gesprächsfluss und lassen den Assistenten reaktionsschnell wirken, ohne gehetzt oder zu langsam zu sein.

Mailbox-Erkennung

Für ausgehende Assistenten, die Kampagnen-Anrufe tätigen, enthält das System eine intelligente Mailbox-Erkennung:

Automatische Erkennung: Der Assistent kann erkennen, wenn ein Anruf auf eine Mailbox anstatt auf eine Person trifft, was eine angemessene Handhabung dieser Situationen ermöglicht.

Intelligente Wiederholungs-Logik: Wenn eine Mailbox erkannt wird, kann das System den Anruf automatisch zu besseren Zeiten wiederholen:

• Bis zu 5 Wiederholungs-Versuche
• Erste Wiederholung nach 5 Sekunden
• Weitere Wiederholungen alle 5 Sekunden
• Maximal 1 Sekunde Wartezeit zur Erkennung des Mailbox-Pieptons

Dies stellt sicher, dass Ihre Kampagnen echte Personen erreichen, während Mailbox-Situationen angemessen behandelt werden.

Assistenten-Typ-Verhalten

Das Verhalten Ihres Assistenten variiert je nachdem, ob er für eingehende oder ausgehende Anrufe konfiguriert ist:

Eingehende Assistenten: Begrüßen Anrufer automatisch sofort, wenn sie anrufen, und beginnen das Gespräch proaktiv.

Ausgehende Assistenten: Warten darauf, dass die angerufene Person zuerst "Hallo" sagt oder spricht, bevor der Assistent mit dem Sprechen beginnt. Dies schafft eine natürlichere Erfahrung für Personen, die Anrufe von Ihren Kampagnen erhalten.

Dieses intelligente Verhalten passt sich jedem Szenario an und stellt sicher, dass die Gesprächsinitiierung angemessen ist, egal ob Ihr Assistent anruft oder Anrufe empfängt.

Automatische Anrufbeendigung

Ihr Assistent ist automatisch mit einer intelligenten Anrufbeendigungs-Funktion ausgestattet, die hilft, Gespräche natürlich und professionell zu verwalten.

Wie es funktioniert

Wenn ein Anrufer signalisiert, dass er das Gespräch beenden möchte (zum Beispiel durch Sätze wie "Auf Wiedersehen," "Danke, tschüss," oder ähnliche Phrasen), wird Ihr Assistent:

• Die Absicht des Anrufers erkennen, das Gespräch zu beenden
• Höflich antworten, bevor das Gespräch beendet wird
• Den Anruf automatisch elegant beenden

Hauptfunktionen

Automatische Einrichtung: Jeder Assistent wird automatisch mit der Anrufbeendigungs-Aktion konfiguriert, wenn er erstellt oder aktualisiert wird. Es ist keine manuelle Einrichtung erforderlich.

Natürliche Erkennung: Das System hört auf gängige Abschieds-Phrasen und Gesprächsbeendigungs-Signale in natürlicher Sprache.

Höflicher Abschluss: Ihr Assistent wird angemessen antworten, bevor der Anruf beendet wird, um einen professionellen Abschluss jedes Gesprächs sicherzustellen.

Vorteile

• Bessere Benutzererfahrung: Anrufer müssen nicht abrupt auflegen oder auf ein Timeout warten
• Natürliche Gespräche: Anrufe enden natürlich, genau wie Gespräche zwischen Menschen
• Professionelles Image: Jeder Anruf endet mit der richtigen Etikette
• Keine Konfiguration erforderlich: Die Funktion ist automatisch für alle Assistenten aktiviert

Diese Funktion stellt sicher, dass alle Anrufe mit Ihrem Assistenten reibungslos und professionell enden, ohne dass eine Einrichtung oder Verwaltung Ihrerseits erforderlich ist.

Datei-Upload während Anrufen

Ihr Assistent kann Dokumente von Anrufern anfordern und ihnen während Telefongesprächen einen sicheren Upload-Link per SMS senden. Diese Funktion erleichtert das Sammeln von Dateien, ohne den Gesprächsfluss zu unterbrechen.

Was ist Datei-Upload?

Die Datei-Upload-Funktion ermöglicht es Ihrem Assistenten:

• Zu erkennen, wann ein Anrufer Dokumente senden muss
• Einen sicheren, temporären Upload-Link zu generieren
• Den Link per SMS an das Telefon des Anrufers zu senden
• Hochgeladene Dateien zu sammeln und mit dem Anrufdatensatz zu verknüpfen

Voraussetzungen

Um den Datei-Upload zu nutzen, benötigen Sie:

• SMS-Funktion aktiviert: Ihr Konto muss SMS-Versand unterstützen
• Konfiguration: Aktivieren Sie die Funktion im Prompt-Reiter Ihres Assistenten

Wenn Ihr Tarif keine SMS-Funktion beinhaltet, ist der Datei-Upload-Schalter deaktiviert. Kontaktieren Sie Ihren Kontoadministrator, um Ihren Tarif zu erweitern.

Schnelleinrichtung

1. Gehen Sie zum Prompt-Reiter Ihres Assistenten
2. Finden Sie den Bereich "Dateien für den Assistenten hochladen"
3. Schalten Sie den Schalter um, um die Funktion zu aktivieren
4. Definieren Sie wann der Upload ausgelöst werden soll (z.B. "wenn Anrufer erwähnt, eine Krankmeldung zu senden")
5. Schreiben Sie eine kurze Nachricht, die mit dem Link gesendet wird (z.B. "Bitte senden Sie Ihre Krankmeldung")
6. Klicken Sie auf Speichern

Während eines Anrufs

Wenn konfiguriert, wird Ihr Assistent:

1. Erkennen, wenn ein Anrufer Dokumente hochladen muss (basierend auf Ihrem Auslöser)
2. Einen sicheren Upload-Link für diesen spezifischen Anruf generieren
3. Eine SMS an den Anrufer mit Ihrer benutzerdefinierten Nachricht und dem Link senden
4. Hochgeladene Dateien sicher speichern und mit dem Anrufdatensatz verknüpfen

Häufige Anwendungsfälle

• Medizinische Dokumente: Anforderung von Krankmeldungen oder medizinischen Unterlagen
• Nachweisdokumente: Sammlung von Ausweisen, Adressnachweisen oder Verträgen
• Visuelle Nachweise: Entgegennahme von Fotos beschädigter Produkte oder Unfallstellen
• Unterschriebene Formulare: Sammlung ausgefüllter Verträge oder Genehmigungsformulare

Best Practices

• Seien Sie spezifisch: Schreiben Sie klare Auslösebedingungen, die der tatsächlichen Sprechweise der Anrufer entsprechen
• Halten Sie Nachrichten kurz: SMS-Nachrichten sollten kurz und direkt sein
• Gründlich testen: Führen Sie Testanrufe durch, um sicherzustellen, dass Auslöser wie erwartet funktionieren
• Nutzung überwachen: Überprüfen Sie hochgeladene Dateien regelmäßig in Anrufdatensätzen

Für detaillierte Informationen zur Konfiguration und Nutzung der Datei-Upload-Funktion siehe die Datei-Upload-Dokumentation.