Kampagnen-Integrations-Auslöser

Kampagnen-Integrations-Auslöser ermöglichen es Ihnen, Ihre Kampagnen automatisch mit externen Systemen wie CRM-Plattformen und HR-Management-Tools zu verbinden. Dies ermöglicht automatische Lead-Verarbeitung und Kontakt-Synchronisation.

Zugriff auf Integrations-Auslöser

So greifen Sie auf die Integrations-Auslöser-Einstellungen zu:

1. Navigieren Sie zur Detailseite Ihrer Kampagne
2. Klicken Sie auf den Tab Quellen in der Hauptnavigation
3. Wählen Sie Ihre gewünschte Integration aus dem vertikalen Menü auf der linken Seite (zum Beispiel "Zvoove Recruit", "Zvoove Temp Agency" oder "CRM")

Der Quellen-Tab organisiert alle Auslöser-Methoden (E-Mail, API und Integrationen) an einem praktischen Ort mit einfach zu navigierenden vertikalen Tabs. Jede verbundene Integration erscheint als separater Tab, was die Verwaltung mehrerer Integrationen für Ihre Kampagne erleichtert.

Was sind Integrations-Auslöser?

Integrations-Auslöser sind automatisierte Verbindungen zwischen Ihren Kampagnen und externen Systemen. Bei korrekter Konfiguration können sie:

• Automatisch Kontakte aus externen Systemen basierend auf Ihren Kriterien abrufen
• Kampagnen auslösen, wenn neue passende Kontakte zum externen System hinzugefügt werden
• Kampagnendaten zwischen Systemen synchron halten

Verfügbare Integrationstypen

Verschiedene Integrationen unterstützen verschiedene Auslöserfunktionen:

• Zvoove Recruit: Synchronisiert neue Bewerbungen aus Zvoove in Ihre Kampagnen
• Zvoove Temp Agency: Importiert bestehende Talent-Pool-Kandidaten aus Zvoove für die Kampagnenrecherche
• Talention: Verbindung mit Recruiting-Plattform-Kampagnen und Kandidatendaten
• Talent 360: Synchronisiert Bewerber nach Niederlassung und kann Anrufergebnisse optional zurücksenden
• BITE: Synchronisiert neue Bewerbungen aus BITE und kann Anrufergebnisse optional mit Status- und Feldupdates zurücksenden
• HR4YOU: Synchronisiert neue Bewerbungen aus HR4YOU und kann Anrufergebnisse optional zurücksenden
• Compleet und Coveto: Synchronisieren Bewerbungen und senden - wenn unterstützt - Ergebnisse zurück an das Quellsystem
• CRM-Systeme: Synchronisation mit Verkaufs-Leads und Kundendaten
• Andere Plattformen: Zusätzliche Integrationen können je nach Ihrem Abonnement verfügbar sein

---

Integrations-Auslöser einrichten

Voraussetzungen

Bevor Sie Integrations-Auslöser einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie:

• Die gewünschte Integration im Integrationen-Bereich verbunden haben
• Entsprechende Berechtigungen im externen System haben
• Aktive Kampagnen oder Datenquellen im externen System haben

Konfigurationsschritte

1. Kampagne öffnen: Navigieren Sie zu Ihrer Kampagne und öffnen Sie die Detailseite
2. Zum Quellen-Tab gehen: Klicken Sie auf den Tab Quellen in der Hauptnavigation
3. Integration auswählen: Wählen Sie Ihre verbundene Integration aus dem vertikalen Menü auf der linken Seite (zum Beispiel "Zvoove Recruit" oder "Zvoove Temp Agency")
4. Integration aktivieren: Schalten Sie den Integrations-Schalter ein
5. Einstellungen konfigurieren: Richten Sie die folgenden Optionen ein:

Suchtyp

Wählen Sie den Typ der Suche aus, die Sie für diese Integration ausführen möchten. Verschiedene Suchtypen ermöglichen es Ihnen, spezifische Daten aus Ihrem externen System anzuzielen:

• Standard - Neue Bewerbungen: Ruft automatisch neue Bewerbungen oder Kontakte ab, die seit der letzten Synchronisation hinzugefügt wurden. Dies ist die Standardoption für die meisten Kampagnen.
• Talent-Pool-Recherche (verfügbar für einige Integrationen): Durchsuchen Sie vorhandene Kandidaten oder Kontakte in Ihrem Talent-Pool basierend auf bestimmten Kriterien, wie z.B. wann sie zuletzt aktualisiert wurden.

Je nach verbundener Integration und Suchtyp können darunter zusätzliche Konfigurationsfelder erscheinen:

• Erforderliche Felder sind mit einem Sternchen (*) markiert und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden
• Optionale Felder können leer gelassen werden, wenn sie nicht benötigt werden
• Feldbeschreibungen erklären, was jede Einstellung bewirkt

Beispiel: In Zvoove Temp Agency sehen Sie bei Auswahl von "Talent-Pool-Recherche" das Feld "Tage seit letzter Änderung". Dort legen Sie fest, wie alt die letzte Profiländerung mindestens sein muss.

Beim Suchtyp Standard - Neue Bewerbungen in Zvoove Recruit können Sie das optionale Feld Suche (searchTerm) nutzen, um die Quell-Ergebnisse einzugrenzen, zum Beispiel nach Firmen- oder Kandidatennamen. Für Zvoove Recruit und die Talent-Pool-Recherche können Sie außerdem diese optionalen Quellfilter nutzen:

• Suche (searchTerm): Suchen Sie nach Firmennamen, Kandidatennamen oder einem anderen passenden Suchbegriff.
• Candidate Status (candidateStatus): Filtern Sie nach einem oder mehreren Kandidatenstatus. Trennen Sie mehrere Statuswerte durch Kommas.

Diese Felder filtern die Quell-Ergebnisse, ersetzen aber nicht die Mindestkonfiguration für eine aktivierte Integration.

Beim Suchtyp Standard - Neue Bewerbungen für HR4YOU können Sie folgende optionale Felder nutzen:

• Application Status (applicationStatus): Filtert nach HR4YOU-Status-ID oder Statusname
• Benutzergruppe (benutzergruppe): Filtert nach Gruppen-ID oder Gruppenname

Beim Suchtyp Standard - Neue Bewerbungen für BITE können Sie folgendes optionales Feld nutzen:

• Application Status (applicationStatus, optional): synchronisiert nur Bewerbungen mit dem ausgewählten BITE-Status. Der Feldname wird in der Oberfläche auf Englisch angezeigt.

AI-Filter

Beschreiben Sie, was die KI bei dieser Kampagne als relevant bewerten soll. Das ist etwas anderes als Quell-Suchfelder wie Suche (searchTerm), die steuern, was aus dem externen System geladen wird. Beispiele:

• "Fokus auf Automobilindustrie-Leads mit Budget über 50.000€"
• "Senior Management-Kandidaten mit 10+ Jahren Erfahrung"
• "Neue Interessenten von Messe-Veranstaltungen"

Wenn die Integration aktiviert ist, müssen Sie vor dem Speichern entweder einen AI-Filter oder mindestens eine angehängte Referenz angeben.

Referenzen anhängen

Wählen Sie spezifische Datenquellen aus Ihrem verbundenen System:

• Durchsuchen Sie verfügbare Referenzen (Kampagnen, Listen, Segmente)
• Wählen Sie mehrere Referenzen, die zu Ihren Kampagnenzielen passen
• Das System synchronisiert automatisch Kontakte aus diesen Quellen

Wenn Sie keinen AI-Filter verwenden möchten, wählen Sie hier vor dem Speichern mindestens eine Referenz aus.

Anrufergebnisse zurücksenden

Aktivieren Sie das automatische Senden von Anrufergebnissen zurück an Ihr integriertes System:

• Wenn aktiviert: Anrufergebnisse und -resultate werden automatisch nach jedem Kontakt in dieser Kampagne an die Integration zurückgesendet
• Wenn deaktiviert: Anrufergebnisse verbleiben nur in Ihrer Kampagne (Standardverhalten)
• Diese Funktion hilft dabei, Ihr externes System mit den neuesten Anrufergebnissen und Kontaktstatus auf dem Laufenden zu halten

Hinweis: Der Schalter „Ergebnisse zurücksenden" wird nur für Integrationen angezeigt, die diese Funktion unterstützen (z.B. Talention, Compleet). Wenn Sie diese Option nicht sehen, unterstützt Ihre Integration kein Pushback.

Kandidatenstatus-Zuordnung

Einige Integrationen (z.B. Talention, BITE und Talent 360) können je nach Anrufergebnis einen bestimmten Kandidatenstatus an das externe System zurücksenden. Wenn diese Funktion verfügbar und die Rücksendung aktiviert ist, erscheint unterhalb des Rücksende-Schalters ein Bereich zur Kandidatenstatus-Zuordnung.

Dort können Sie jedem Anrufergebnis einen Kandidatenstatus in Ihrem externen System zuordnen:

• 🟢 Grüne Kontakte (Erfolg) — Geben Sie den Statusnamen für positive Ergebnisse ein (z.B. „akzeptiert")
• 🟡 Gelbe Kontakte (Teilweise) — Geben Sie den Statusnamen für teilweise oder unklare Ergebnisse ein (z.B. „Vorstellungsgespräch")
• 🔴 Rote Kontakte (Misserfolg) — Geben Sie den Statusnamen für negative Ergebnisse ein (z.B. „abgelehnt")
• ⚫ Nicht erreichte Kontakte — Geben Sie den Statusnamen für Kontakte ein, die nicht erreicht werden konnten

Regeln:

• Alle vier Status-Zuordnungen müssen ausgefüllt sein, oder alle müssen leer bleiben.
• Wenn alle Felder leer sind, wird die statusspezifische Rücksendung deaktiviert (Ergebnisse werden weiterhin gesendet, jedoch ohne spezifischen Kandidatenstatus).
• Jeder Statusname darf maximal 100 Zeichen lang sein.
• Wenn nur einige der vier Felder ausgefüllt sind, erscheint ein Validierungsfehler und die Einstellungen können nicht gespeichert werden.

Zuordnung Frage → benutzerdefiniertes Feld

Einige Integrationen (z.B. Talention und BITE) unterstützen benutzerdefiniertes Feld-Pushback. Damit können Sie Fragen-Identifier aus Ihrer Kampagne bestimmten Kandidaten-Feldern im externen System zuordnen. Wenn diese Funktion verfügbar ist, die Integration aktiviert ist und „Ergebnisse zurücksenden" eingeschaltet ist, erscheint unterhalb der Kandidatenstatus-Zuordnung ein Bereich zur Zuordnung Frage → benutzerdefiniertes Feld.

Damit senden Sie bestimmte Anruf-Antworten automatisch in die richtigen Felder Ihres externen Systems:

• Linke Spalte (Fragen-Identifier): Wählen Sie einen Fragen-Identifier aus den Fragen oder Extraktoren Ihrer Kampagne.
• Rechte Spalte (Benutzerdefiniertes Feld): Wählen Sie das passende Kandidatenfeld im externen System (z.B. Talention).
• Klicken Sie auf Zuordnung hinzufügen, um eine neue Zeile hinzuzufügen.
• Klicken Sie auf Entfernen, um eine Zeile zu löschen.

Regeln:

• Jeder Fragen-Identifier darf nur einmal gemappt werden (keine Duplikate erlaubt).
• Beide Seiten jeder Zeile müssen vor dem Speichern ausgefüllt sein.
• Leere Antworten nach einem Anruf werden automatisch übersprungen — es wird kein leerer Wert ins externe System geschrieben.
• Falls eine einzelne Feldzuordnung im externen System fehlschlägt, werden die übrigen gemappten Felder trotzdem verarbeitet.

Hinweis: Der Bereich „Zuordnung Frage → benutzerdefiniertes Feld" erscheint nur, wenn sowohl „Ergebnisse zurücksenden" aktiviert ist als auch der verbundene Workflow benutzerdefiniertes Feld-Pushback unterstützt. Wenn Sie diesen Bereich nicht sehen, unterstützt Ihre Integration diese Funktion nicht.

Status-Rücksendefeld

Bei manchen Suchtypen ohne Bewerbungen (zum Beispiel Talent-Pool-Suchen) kann unterhalb der Frage-Zuordnung zusätzlich ein Feld Status-Rücksendefeld erscheinen.

• Wählen Sie damit aus, in welches benutzerdefinierte Feld des externen Systems der gemappte Status geschrieben werden soll
• Dieses Feld ist optional und wird nur angezeigt, wenn der verbundene Workflow es unterstützt
• Wenn Sie es nicht sehen, braucht Ihr aktueller Suchtyp oder Ihre Integration diese zusätzliche Zuordnung nicht

Konfiguration speichern

Nach der Konfiguration Ihrer Einstellungen:

1. Klicken Sie auf Speichern, um die Integrationseinstellungen anzuwenden
2. Das System beginnt mit der Datensynchronisation basierend auf Ihrer Konfiguration
3. Neue Kontakte, die Ihren Kriterien entsprechen, werden automatisch zur Kampagne hinzugefügt

Wichtig: Eine aktivierte Integration kann nicht gespeichert werden, wenn sowohl AI-Filter als auch Referenzen anhängen leer sind.

Integration testen

Sobald Ihre Integration aktiviert und konfiguriert ist, können Sie die Synchronisation manuell testen:

Button „Manuell starten“

Ein Manuell starten Button wird verfügbar, wenn Ihre Integration aktiv ist. Dieser ermöglicht es Ihnen:

• Manuell eine Kampagnen-Synchronisation auszulösen, ohne auf die geplante Synchronisation zu warten
• Zu überprüfen, ob Ihre Integration korrekt funktioniert
• Ihre Konfiguration unmittelbar nach Änderungen zu testen
• Auszuwählen, wie viele Tage in die Vergangenheit in der manuellen Synchronisation enthalten sein sollen (Standard: 30 Tage)

Wichtige Hinweise:

• Der Button Manuell starten erscheint nur, wenn die Integration aktiviert ist
• Vorsicht: Dies sendet echte Anfragen an Ihr externes System
• Ein Bestätigungsdialog fordert Sie auf, die Aktion zu bestätigen, bevor die Synchronisation ausgelöst wird
• Dies ist nützlich für die Fehlerbehebung oder zur Überprüfung Ihrer Integrationseinstellungen

So verwenden Sie den manuellen Start:

1. Aktivieren Sie Ihre Kampagnen-Integration
2. Konfigurieren Sie Ihre Einstellungen und speichern Sie
3. Suchen Sie nach dem Bereich Manueller Kampagnen-Sync mit gelbem Warnhintergrund
4. Stellen Sie ein, wie viele Tage in die Vergangenheit einbezogen werden sollen
5. Klicken Sie auf den Manuell starten Button
6. Bestätigen Sie die Aktion im erscheinenden Dialog
7. Warten Sie, bis die Synchronisation abgeschlossen ist - Sie sehen eine Erfolgsmeldung, wenn fertig

---

Wie Integrations-Auslöser funktionieren

Automatische Synchronisation

Nach der Konfiguration arbeiten Integrations-Auslöser automatisch:

• Regelmäßige Synchronisation: Das System prüft in regelmäßigen Abständen auf neue Daten
• Echtzeit-Updates: Einige Integrationen unterstützen sofortige Updates bei neuen verfügbaren Daten
• Filterung: Nur Kontakte, die Ihrer Beschreibung und ausgewählten Referenzen entsprechen, werden importiert
• Deduplizierung: Das System verhindert doppelte Kampagnen-Einträge für denselben Kontakt in derselben Kampagne. Ist ein passender Kontakt dort archiviert, wird stattdessen dieser archivierte Eintrag wiederhergestellt und wie ein neuer Kampagnenkontakt neu gestartet.

Kontakt-Verarbeitung

Wenn neue Kontakte gefunden werden:

1. Validierung: Telefonnummern werden validiert und korrekt formatiert
2. Filterung: Kontakte werden gegen Ihre Kampagnenkriterien geprüft
3. Import: Gültige Kontakte werden zu Ihrer Kampagne hinzugefügt. Archivierte Kampagnenkontakte werden wie neue Kampagneneinträge wiederhergestellt. Alter Durchlaufstatus, Ergebnisdaten und alte kontaktbezogene Überschreibungen werden entfernt, die frühere Anrufhistorie bleibt aber sichtbar. Eine aktive E-Mail- oder WhatsApp-Unterhaltung aus dem vorherigen Durchlauf wird beendet, wenn sie nicht von einem anderen Kampagnenkontakt genutzt wird. Die nächste Kontaktaufnahme beginnt dann eine neue Unterhaltung.
4. Benachrichtigung: Sie können Benachrichtigungen über neu hinzugefügte Kontakte erhalten

Anrufergebnisse-Rücksendung

Wenn die Rücksendung für Ihre Kampagnen-Integration aktiviert ist:

1. Automatisches Senden: Nach Abschluss jedes Anrufs werden die Ergebnisse automatisch an Ihr integriertes System gesendet
2. Vollständige Daten: Anrufergebnisse, Transkripte, Frageergebnisse und Kontaktstatus werden eingeschlossen
3. Echtzeit-Updates: Ihr externes System erhält sofort nach Anrufende Updates
4. Workflow-Integration: Die gesendeten Daten können zusätzliche Workflows in Ihrem externen System auslösen

---

Best Practices

Konfigurations-Tipps

• Seien Sie spezifisch: Verwenden Sie detaillierte Beschreibungen, um sicherzustellen, dass nur relevante Kontakte importiert werden
• Wählen Sie den richtigen Suchtyp: Wählen Sie einen Suchtyp, der zu Ihren Kampagnenzielen passt:
  • Verwenden Sie "Standard - Neue Bewerbungen" für laufende Kampagnen, die frische Leads benötigen
  • Verwenden Sie spezielle Suchtypen wie "Talent-Pool-Recherche", wenn Sie vorhandene Daten mit bestimmten Kriterien durchsuchen müssen
• Füllen Sie erforderliche Felder aus: Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Felder (mit * markiert) für Ihren ausgewählten Suchtyp vor dem Speichern ausfüllen
• Klein anfangen: Testen Sie mit einer begrenzten Anzahl von Referenzen, bevor Sie erweitern
• Ergebnisse überwachen: Überprüfen Sie regelmäßig die Import-Ergebnisse und passen Sie die Einstellungen bei Bedarf an
• Rücksende-Setup: Testen Sie die Rücksende-Funktionalität zuerst mit einer kleinen Kampagne, um sicherzustellen, dass Ihr externes System die eingehenden Daten korrekt verarbeitet
• Integrationslimits: Pro Kampagne kann nur eine Integration mit Rücksende-Funktionalität aktiviert werden

Datenqualität

• Telefonnummern: Stellen Sie sicher, dass externe Systeme korrekt formatierte Telefonnummern haben
• Erforderliche Felder: Stellen Sie sicher, dass wesentliche Kontaktinformationen im externen System verfügbar sind
• Regelmäßige Bereinigung: Überprüfen und bereinigen Sie regelmäßig Kontaktdaten in beiden Systemen

Sicherheitsüberlegungen

• Berechtigungen: Gewähren Sie nur notwendige Berechtigungen für Integrationskonten
• Datenschutz: Stellen Sie die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicher
• Regelmäßige Überprüfungen: Überprüfen Sie regelmäßig Integrationseinstellungen und Zugriffe

---

Überwachung und Fehlerbehebung

Integrationsstatus überprüfen

Um Ihre Integrations-Auslöser zu überwachen:

1. Gehen Sie zum Bereich Integrationen, um den Verbindungsstatus zu überprüfen
2. Sehen Sie sich Kampagnendetails an, um kürzliche Synchronisationsaktivitäten zu sehen
3. Überprüfen Sie Kontakt-Import-Protokolle auf Fehler oder Probleme
4. Verwenden Sie den Manuell starten Button, um die Integration manuell zu überprüfen

Häufige Probleme

Keine Kontakte werden importiert

• Überprüfen Sie, ob die Integrationsverbindung aktiv ist
• Prüfen Sie, ob Ihre Filterkriterien und Suchtyp-Einstellungen nicht zu restriktiv sind
• Stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Suchtyp mit den in Ihrem externen System verfügbaren Daten übereinstimmt
• Wenn Sie einen speziellen Suchtyp verwenden (wie "Talent-Pool-Recherche"), überprüfen Sie, ob die Werte der zusätzlichen Felder sinnvoll sind
• Stellen Sie sicher, dass das externe System Daten hat, die Ihren Kriterien entsprechen
• Versuchen Sie, den Manuell starten Button zu verwenden, um manuell eine Synchronisation auszulösen und zu sehen, ob Fehler auftreten

Import-Fehler

• Überprüfen Sie Telefonnummernformate im externen System
• Verifizieren Sie, dass erforderliche Felder ausgefüllt sind
• Überprüfen Sie Fehlerprotokolle für spezifische Probleme
• Verwenden Sie den Manuell starten Button, um Ihre Konfiguration sofort zu testen
• Wenn das Speichern blockiert wird, hinterlegen Sie einen AI-Filter oder wählen Sie mindestens eine Referenz aus

Doppelte Kontakte

• Das System verhindert automatisch doppelte Kampagnen-Einträge für denselben Kontakt in derselben Kampagne
• Wenn Sie dennoch ähnliche Kontakte sehen, prüfen Sie, ob es unterschiedliche Kontakt-Datensätze sind (z.B. unterschiedliche Telefonnummern)

Manueller Start funktioniert nicht

• Stellen Sie sicher, dass die Integration aktiviert ist (der Button Manuell starten erscheint nur, wenn die Integration aktiv ist)
• Überprüfen Sie, ob Ihre Integrationsverbindung korrekt konfiguriert ist
• Prüfen Sie, ob Sie die erforderlichen Berechtigungen im externen System haben
• Überprüfen Sie Fehlermeldungen, die nach dem Klicken auf den Button Manuell starten erscheinen

Rücksendung funktioniert nicht

• Überprüfen Sie, ob die Rücksendung in Ihren Kampagnen-Integrationseinstellungen aktiviert ist
• Stellen Sie sicher, dass Ihr externes System für den Empfang von Rücksende-Daten konfiguriert ist
• Pro Kampagne kann nur eine Integration die Rücksendung aktiviert haben
• Überprüfen Sie Integrationsprotokolle auf Fehler oder Verbindungsprobleme

Zuordnung Frage → benutzerdefiniertes Feld erscheint nicht

• Stellen Sie sicher, dass „Ergebnisse zurücksenden" aktiviert ist
• Stellen Sie sicher, dass die Integration selbst aktiviert ist
• Dieser Bereich erscheint nur für Integrationen und Workflows, die benutzerdefiniertes Feld-Pushback unterstützen
• Wenn der Bereich weiterhin nicht erscheint, unterstützt Ihr verbundener Workflow diese Funktion möglicherweise nicht

Hilfe erhalten

Wenn Sie auf Probleme stoßen:

1. Überprüfen Sie den Integrationsstatus und Fehlerprotokolle
2. Überprüfen Sie Ihre Filterkriterien und ausgewählten Referenzen
3. Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator
4. Wenden Sie sich für technische Unterstützung an den Support

---

Für weitere Informationen über spezifische Integrationen siehe den Bereich Integrationen.