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Cal.com Integration ​

Die Cal.com Integration ermöglicht es Ihren KI-Assistenten, automatisch Termine und Meetings direkt während Telefongesprächen zu planen. Wenn ein Anrufer einen Termin vereinbaren möchte, kann Ihr Assistent verfügbare Zeitfenster prüfen und Termine nahtlos buchen.

Was ist die Cal.com Integration? ​

Cal.com ist eine beliebte Terminplanungsplattform, die bei der Verwaltung von Kalendern und Terminen hilft. Durch die Integration von Cal.com mit Ihrem KI-Assistenten ermöglichen Sie automatische Terminbuchungen während Anrufen ohne manuelle Eingriffe.

Hauptfunktionen ​

  • Echtzeit-Terminplanung: Ihr Assistent kann Termine buchen, während er mit Anrufern spricht
  • Verfügbarkeits-Prüfung: Automatische Prüfung und Angebot verfügbarer Zeitfenster
  • SMS-Bestätigungen: Senden Sie Besprechungslinks und Bestätigungsdetails per SMS (erfordert Tarif-Upgrade)
  • Individuelle Anweisungen: Spezifische Buchungsanweisungen für verschiedene Kalender-Setups hinzufügen
  • Zeitzone-Unterstützung: Behandelt verschiedene Zeitzonen für internationale Terminplanung
  • Einfache Verwaltung: Einfacher Ein/Aus-Schalter für jeden Assistenten

Wie es funktioniert ​

  1. Anrufer fordert Meeting an: Wenn jemand während eines Anrufs einen Termin vereinbaren möchte
  2. Assistent prüft Verfügbarkeit: Das System prüft automatisch Ihren Cal.com-Kalender auf verfügbare Zeiten
  3. Bietet Zeitoptionen an: Ihr Assistent präsentiert verfügbare Zeiten dem Anrufer
  4. Bestätigt Buchung: Sobald der Anrufer eine Zeit auswählt, wird der Termin automatisch geplant
  5. Bestätigung: Beide Parteien erhalten eine Bestätigung des geplanten Termins

Cal.com Integration einrichten ​

Voraussetzungen ​

  • Aktives Cal.com-Konto
  • KI-Assistent in Ihrer KI Agency Plattform konfiguriert
  • Telefonnummer Ihrem Assistenten zugewiesen

Schritt-für-Schritt Einrichtung ​

  1. Zur Assistenten-Verwaltung navigieren

    • Gehen Sie zu Ihrer Assistentenliste
    • Klicken Sie auf den Assistenten, den Sie konfigurieren möchten
    • Wählen Sie den Assistenten aus, für den Sie die Terminplanung aktivieren möchten

  2. Cal.com Integration Tab finden

    • Suchen Sie nach dem "Termin mit Cal.com vereinbaren" Tab in Ihrer Assistenten-Konfiguration
    • Dieser Tab zeigt das Cal.com-Logo und Terminplanungsoptionen

  3. Integration aktivieren

    • Schalten Sie den "Integration aktivieren" Schalter auf EIN
    • Der Integrationsstatus ändert sich zu "Integration aktiviert"

  4. SMS-Bestätigungen aktivieren (Optional)

    • Schalten Sie den "SMS-Bestätigungen zulassen" Schalter auf EIN, um Besprechungslinks per SMS zu senden
    • Hinweis: Diese Funktion erfordert einen kompatiblen Tarif
    • Wenn aktiviert, sendet Ihr Assistent automatisch Terminbestätigungsdetails an die Telefonnummer des Anrufers
    • SMS-Nachrichten enthalten Besprechungslinks und wichtige Details für einfachen Zugriff

  5. Individuelle Anweisungen hinzufügen (Optional)

    • Im Feld "Anweisungen" können Sie spezifische Anleitungen für den Buchungsprozess hinzufügen
    • Beispiele:
      • "Verwende Kalender-ID: sales-team-calendar"
      • "Nur 30-Minuten-Termine buchen"
      • "Bevorzuge Nachmittagstermine"
      • "Nach Firmenname und Kontaktdaten fragen"

  6. Einstellungen speichern

    • Klicken Sie auf "Speichern", um Ihre Konfiguration anzuwenden
    • Warten Sie auf die Bestätigungsnachricht: "Einstellungen erfolgreich gespeichert"

Konfigurationsoptionen ​

Integration aktivieren/deaktivieren ​

Verwenden Sie den Umschalter, um die Cal.com Integration für jeden Assistenten ein- oder auszuschalten. Wenn deaktiviert, bietet Ihr Assistent keine Terminplanungsdienste an.

SMS-Bestätigungen ​

Die SMS-Bestätigungsfunktion ermöglicht es Ihrem Assistenten, automatisch Termindetails per SMS an die Telefonnummer des Anrufers zu senden. Dies ist besonders nützlich für Anrufer, die möglicherweise keinen sofortigen Zugriff auf E-Mails haben oder lieber Informationen per SMS erhalten.

Wie SMS-Bestätigungen funktionieren:

  • Wenn aktiviert und ein Termin erfolgreich geplant wurde, sendet der Assistent automatisch eine SMS
  • Die SMS enthält den Besprechungslink oder die URL und alle relevanten Bestätigungsdetails
  • Nachrichten werden nur an gültige Telefonnummern gesendet, die während des Anrufs angegeben wurden
  • Diese Funktion erfordert einen Tarif, der SMS-Funktionen beinhaltet

Anforderungen:

  • SMS-Bestätigungen müssen in den Terminplanungsintegrationseinstellungen Ihres Assistenten aktiviert sein
  • Ihr Tarif muss die "One-Way SMS" Funktion beinhalten
  • Der Anrufer muss während des Gesprächs eine gültige Telefonnummer angeben

Vorteile:

  • Sofortige Bestätigungsübermittlung an das Telefon des Anrufers
  • Einfacher Zugriff auf Besprechungslinks, ohne E-Mails zu durchsuchen
  • Höhere Teilnahmequoten bei Meetings
  • Bessere Benutzererfahrung für mobile Nutzer

Individuelle Anweisungen ​

Fügen Sie spezifische Anweisungen hinzu, um Ihrem Assistenten zu helfen, Termine korrekt zu buchen:

  • Kalender-Auswahl: Spezifizieren Sie, welchen Kalender zu verwenden, wenn Sie mehrere haben
  • Meeting-Dauer: Standard-Meeting-Längen festlegen (15, 30, 60 Minuten)
  • Informationsanforderungen: Welche Details von Anrufern zu sammeln sind
  • Zeitzone-Präferenzen: Standard-Zeitzone für Buchungen
  • Buchungseinschränkungen: Zeitlimits, Blackout-Daten oder spezielle Anforderungen

Beispiel-Anweisungen ​

Bitte verwende den "Sales Team" Kalender für alle Buchungen.
Standard-Meeting-Dauer ist 30 Minuten.
Frage immer nach dem Firmennamen und der E-Mail-Adresse des Anrufers.
Bevorzuge Terminplanung zwischen 9 und 17 Uhr Ortszeit.

Wie Anrufer die Terminplanung erleben ​

Wenn jemand Ihren Assistenten anruft und einen Termin anfragt:

  1. Anfrage: "Ich möchte gerne einen Termin mit Ihrem Team vereinbaren"
  2. Assistenten-Antwort: "Ich helfe Ihnen gerne bei der Terminvereinbarung. Lassen Sie mich die verfügbaren Zeiten prüfen."
  3. Verfügbarkeits-Prüfung: Assistent prüft Ihren Cal.com-Kalender in Echtzeit
  4. Optionen präsentiert: "Ich habe diese Zeiten verfügbar: Dienstag um 14 Uhr, Mittwoch um 10 Uhr oder Freitag um 15 Uhr"
  5. Auswahl: Anrufer wählt ihre bevorzugte Zeit
  6. Bestätigung: "Perfekt! Ich habe Ihren Termin für Dienstag um 14 Uhr geplant. Sie erhalten in Kürze eine Bestätigungs-E-Mail."
  7. SMS-Zustellung (wenn aktiviert): Der Anrufer erhält eine SMS mit dem Besprechungslink und Details auf seinem Telefon

Best Practices ​

Sicherheit ​

  • Halten Sie Ihre Cal.com API-Anmeldedaten sicher
  • Überprüfen Sie regelmäßig geplante Termine auf Genauigkeit
  • Überwachen Sie Integrations-Logs auf Probleme

Kundenerfahrung ​

  • Trainieren Sie Ihren Assistenten mit klarer, freundlicher Terminplanungssprache
  • Setzen Sie realistische Verfügbarkeitsfenster
  • Bieten Sie klare Meeting-Details und Anweisungen

Kalender-Verwaltung ​

  • Halten Sie Ihren Cal.com-Kalender aktuell
  • Setzen Sie angemessene Pufferzeiten zwischen Meetings
  • Verwenden Sie beschreibende Meeting-Titel und Orte

Fehlerbehebung ​

Häufige Probleme ​

Integration funktioniert nicht

  • Überprüfen Sie, dass die Cal.com-Verbindung aktiv ist
  • Prüfen Sie, dass der Assistent die Integration aktiviert hat
  • Bestätigen Sie, dass Ihr Kalender verfügbare Zeiten hat

Terminplanungsfehler

  • Überprüfen Sie individuelle Anweisungen auf Genauigkeit
  • Prüfen Sie Zeitzone-Einstellungen in beiden Systemen
  • Verifizieren Sie Kalender-Berechtigungen in Cal.com

Assistent bietet keine Terminplanung an

  • Stellen Sie sicher, dass der Integrations-Schalter aktiviert ist
  • Prüfen Sie, dass individuelle Anweisungen klar sind
  • Verifizieren Sie, dass der Assistent auf den Terminplanungsdienst zugreifen kann

Hilfe erhalten ​

Wenn Sie Probleme mit der Cal.com Integration haben:

  1. Prüfen Sie den Integrationsstatus in Ihrer Assistenten-Konfiguration
  2. Überprüfen Sie Ihre individuellen Anweisungen auf Klarheit
  3. Testen Sie die Integration mit einem Probenanruf
  4. Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator, falls Probleme bestehen bleiben

Verwandte Dokumentation ​

Die Cal.com Integration macht die Terminbuchung mühelos für Sie und Ihre Anrufer und bietet eine professionelle und effiziente Buchungserfahrung direkt über Ihren KI-Assistenten.