Kampagnen-Funktionsübersicht
Diese Anleitung bietet einen Überblick über die Kampagnen-Funktion der KI Agency Plattform und konzentriert sich auf die Benutzeroberfläche sowie die wichtigsten Aktionen für Endnutzer.
Was ist eine Kampagne?
Eine Kampagne ermöglicht es Ihnen, ausgehende Anrufe an eine Kontaktliste mit einem KI-gestützten Assistenten zu organisieren und zu automatisieren. Sie können Kontakte verwalten, Anrufe planen, Ergebnisse verfolgen und die Performance analysieren – alles in einer Oberfläche.
Zugriff auf Kampagnen
- Navigieren Sie im Hauptmenü zum Bereich Kampagnen.
- Hier sehen Sie eine Liste aller Kampagnen mit Optionen zum Suchen, Filtern und Erstellen neuer Kampagnen.
Kampagnen-Übersicht
- Suchen & Filtern:
- Nutzen Sie die Suchleiste, um Kampagnen nach Name oder Beschreibung zu finden.
- Filtern Sie Kampagnen nach Status (Aktiv, Inaktiv, Ausgesetzt).
- Kampagnen-Tabelle:
- Sehen Sie Name, Beschreibung, zugeordneter Assistent, Telefonnummer, Erstellungsdatum und Status jeder Kampagne.
- Klicken Sie auf eine Kampagnenzeile, um Details zu öffnen.
- Nutzen Sie die Löschen-Schaltfläche (Papierkorb-Symbol), um nicht mehr benötigte Kampagnen zu entfernen.
- Kampagne erstellen:
- Klicken Sie auf Kampagne erstellen, um eine neue Kampagne zu starten.
Kampagnen löschen
- Klicken Sie auf die rote Löschen-Schaltfläche in der Aktions-Spalte, um eine Kampagne zu entfernen
- Bestätigen Sie die Löschung auf Nachfrage
- Wichtig: Das Löschen einer Kampagne entfernt dauerhaft alle zugehörigen Kampagnen-Anrufe und Daten
Eine Kampagne erstellen
Der Erstellungsprozess erfolgt Schritt für Schritt:
- Kampagnendetails:
- Geben Sie den Namen der Kampagne ein.
- Kampagnenziel (Erforderlich): Beschreiben Sie das Ziel Ihrer Kampagne. Dieses Feld ist mit einem Standard-Beispielziel vorausgefüllt, das Sie an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Das Kampagnenziel wird verwendet, um automatisch zu analysieren, ob jeder Anruf das Kampagnenziel erfolgreich erreicht hat.
- Wählen Sie den Assistenten für die Anrufe aus.
- Legen Sie den Zeitraum der Kampagne fest (Start- und Enddatum).
- Konfigurieren Sie Wiederholungsversuche und Pausen zwischen den Versuchen.
- Wählen Sie die Tage und Uhrzeiten, an denen Anrufe erfolgen dürfen. Sie können bestimmte Zeitbereiche von 06:00 bis 23:00 Uhr in 30-Minuten-Intervallen auswählen, um sicherzustellen, dass Anrufe zu passenden Zeiten erfolgen.
- Wählen Sie die Zeitzone.
- Kontakte hinzufügen:
- Wählen Sie Kontakte aus Ihrer Liste oder erstellen Sie neue Kontakte.
- Wählen Sie mehrere Kontakte aus, um sie in die Kampagne aufzunehmen.
- Sie können Kontakte nach Tags filtern, um Gruppen von Kontakten, die denselben Tag teilen, einfach hinzuzufügen.
- Fragen/Aktionen auswählen:
- Wählen Sie aus, welche Fragen oder Aktionen der Assistent während der Anrufe durchführen soll.
- Überprüfen und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
- Fertigstellen:
- Überprüfen Sie alle Einstellungen und erstellen Sie die Kampagne.
- Sie werden zur Detailseite der Kampagne weitergeleitet.
Kampagnendetailseite
Jede Kampagne verfügt über eine eigene Seite mit den folgenden Funktionen:
- Kopfzeile:
- Anzeigename, Status, zugeordneter Assistent und Telefonnummer der Kampagne.
- Starten (Ausführen) oder Pausieren Sie die Kampagne mit einem einzigen Klick.
- Kampagneneinstellungen bearbeiten, einschließlich der Änderung des zugeordneten Assistenten.
- Kampagneninfo:
- Anzeigen Zeitraum, Wiederholungseinstellungen und Zeitplan der Kampagne.
- Registerkarten:
- Kontakte:
- Alle Kontakte in der Kampagne, deren Status und Anzahl der Anrufversuche einsehen.
- Kontakte hinzufügen oder entfernen.
- Kontakte nach Tags filtern, wenn Sie sie zur Kampagne hinzufügen, für eine einfachere Kontaktauswahl.
- Mehrere Kontakte auswählen: Verwenden Sie die Kontrollkästchen in der Tabelle, um mehrere Kontakte auf einmal auszuwählen.
- Massenaktionen: Wenn Kontakte ausgewählt sind, können Sie:
- Anrufversuche neu starten: Anrufversuche für alle ausgewählten Kontakte mit fehlgeschlagenem oder abgeschlossenem Status neu starten.
- Aus Kampagne entfernen: Alle ausgewählten Kontakte auf einmal aus der Kampagne löschen.
- Einzelne Kontakte aussetzen, fortsetzen oder Anrufversuche neu starten.
- Detaillierte Anruf Ergebnisse für jeden Kontakt anzeigen.
- Rückruf-Anfragen: Wenn ein Kontakt während eines Anrufs darum bittet, zu einer bestimmten Zeit zurückgerufen zu werden, erkennt das System dies automatisch und plant den Rückruf. Der Status des Kontakts zeigt dann „Rückruf angefordert" mit der geplanten Zeit in einem Tooltip an.
- Kampagnenstatistiken:
- Die Kontakte-Registerkarte zeigt wichtige Leistungsmetriken für Ihre Kampagne:
- Kampagnenerfolg: Zeigt die Anzahl der Anrufe, die Ihr Kampagnenziel erfolgreich erreicht haben. Diese Metrik wird automatisch basierend auf dem Kampagnenziel analysiert, das Sie beim Erstellen der Kampagne definiert haben.
- Anruferfolg: Gibt an, wie viele Anrufe während des Gesprächs als erfolgreich markiert wurden. Dies wird durch spezifische Erfolgsindikatoren im Anrufablauf bestimmt.
- Unterbrochene Anrufe: Zählt Anrufe, die vom Kunden beendet wurden (z.B. aufgelegt oder sich verabschiedet haben). Dies sind Anrufe, bei denen der Kunde das Gespräch aktiv beendet hat, anstatt das vollständige Skript zu durchlaufen.
- Die Kontakte-Registerkarte zeigt wichtige Leistungsmetriken für Ihre Kampagne:
- Fragen:
- Liste der für die Kampagne konfigurierten Fragen/Aktionen einsehen.
- Diese Aktionen bearbeiten oder überprüfen.
- Extractors:
- Extractors anzeigen und verwalten, die automatisch Informationen aus Anruftranskripten extrahieren.
- Datenpunkte konfigurieren, die Sie erfassen möchten, ohne sie explizit während des Anrufs zu erfragen.
- Weitere Details finden Sie in der Extractors-Dokumentation.
- Ergebnisse:
- Analysieren Sie abgeschlossene Anrufe in Tabellenform.
- Sehen Sie alle Anrufergebnisse Ihrer Kampagnen.
- Verbesserte Filterung: Das System zeigt automatisch nur abgeschlossene und beendete Anrufe an und schließt Voicemail-Anrufe aus, um genauere Kampagnenergebnisse zu erzielen.
- Passen Sie die sichtbaren Spalten und deren Reihenfolge an, indem Sie auf das Einstellungen-Symbol klicken.
- Leere Zeilen werden aus Anruf-Transkripten gefiltert, um das Lesen zu erleichtern.
- Sehen Sie Kontaktnamen mit „—" angezeigt, wenn Namen nicht verfügbar sind.
- Suchen und Filtern:
- Verwenden Sie die Suchfelder, um bestimmte Anrufe schnell zu finden:
- Nach Name suchen: Finden Sie Anrufe nach Kontaktname
- Nach Telefonnummer suchen: Finden Sie Anrufe nach Telefonnummer
- Dynamische Filter: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dynamische Filter", um Anrufe nach aktionsspezifischen Feldern zu filtern:
- Bei Ja/Nein-Fragen wählen Sie "Ja" oder "Nein"
- Bei Einzelauswahl-Fragen wählen Sie aus den verfügbaren Optionen (Optionen werden automatisch in Ihre Benutzeroberflächensprache übersetzt)
- Bei offenen Fragen geben Sie Text zum Suchen ein
- Klicken Sie auf "Filtern", um Ihre Auswahl anzuwenden, oder auf "Zurücksetzen", um alle Filter zu löschen
- Suchen werden automatisch aktualisiert, nachdem Sie aufhören zu tippen (2 Sekunden Verzögerung)
- Verwenden Sie die Suchfelder, um bestimmte Anrufe schnell zu finden:
- Daten exportieren:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Export", um alle Kampagnenergebnisse als Excel-Datei herunterzuladen
- Der Export enthält alle Anrufe mit ihren Details, Aktionsantworten und vollständigen Gesprächstranskripten
- Die exportierte Datei heißt "campaign_results.xlsx"
- Transkript-Spalte: Jeder exportierte Anruf enthält das vollständige Gesprächstranskript, sodass Sie das gesamte Gespräch überprüfen und analysieren können
- Öffnen Sie detaillierte Anrufergebnis-Popups, um Folgendes anzuzeigen:
- Anrufdetails (ID, Telefonnummer, Grund für Anrufbeendigung, Dauer, Startzeit, Status)
- Vollständiges Anruf-Transkript mit Nachrichtenanzahl
- Anrufaufzeichnung (falls verfügbar)
- Während des Anrufs extrahierte strukturierte Daten
- Kampagnenziel-Analyse (für ausgehende Kampagnen): Automatisch ermittelter Kampagnenerfolg-Status und detaillierte Begründung
- Das System zeigt eine hilfreiche Nachricht an, wenn keine zusätzlichen Spalten konfiguriert werden können.
- Fehlerbehandlung: Wenn ein Anrufergebnis nicht geladen werden kann, sehen Sie eine klare Fehlermeldung.
- Anrufstatus-Genauigkeit: Das System verfolgt Anruf-Ergebnisse präzise und unterscheidet zwischen erfolgreich abgeschlossenen Anrufen und verschiedenen Fehlergründen (keine Antwort, besetzt, fehlgeschlagen usw.). Voicemail-Anrufe werden automatisch von den Kampagnenergebnissen ausgeschlossen, um sicherzustellen, dass Sie nur aussagekräftige Anrufinteraktionen sehen. Dies stellt sicher, dass Ihre Kampagnenergebnisse die tatsächlichen Leistungsmetriken widerspiegeln.
- API-Trigger: (Nur für Administratoren)
- Zugriff auf API-Integrationsoptionen zum programmgesteuerten Auslösen von Kampagnen.
- E-Mail-Trigger: (Nur für Administratoren)
- Verwenden Sie E-Mail-basierte Kampagnenauslösung, um automatisch Kontakte hinzuzufügen und Kampagnen zu starten.
- Integrations-Auslöser:
- Verbinden Sie Kampagnen mit externen Systemen wie CRM-Plattformen und HR-Management-Tools für automatische Kontakt-Synchronisation.
- Kontakte:
Visuelle Hilfen & Tipps
- Statusanzeigen:
- Farbige Punkte und Etiketten zeigen den aktuellen Status von Kampagnen und Kontakten an.
- Tooltips & Popovers:
- Fahren Sie mit der Maus über Symbole und Schaltflächen, um hilfreiche Erklärungen zu erhalten.
- Onboarding-Touren:
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen stehen neuen Benutzern zur Verfügung, um sich mit der Benutzeroberfläche vertraut zu machen.
- Responsive Design:
- Die Benutzeroberfläche passt sich an verschiedene Bildschirmgrößen an, um eine einfache Nutzung auf Desktop- und Tablet-Geräten zu gewährleisten.
Assistent-Kampagne-Beziehungen
Kampagnen-Assistenten ändern
- Sie können eine Kampagne bearbeiten, um zu ändern, welcher Assistent die Anrufe bearbeitet
- Beim Ändern von Assistenten wird das System:
- Überprüfen, ob der neue Assistent eine gültige Telefonnummer hat
- Automatisch eine Testnummer zuweisen, falls erforderlich
- Sie zur Kampagnenseite des neuen Assistenten weiterleiten
Assistenten-Validierung
- Gültige Telefonnummern erforderlich: Assistenten müssen Telefonnummern haben, um in Kampagnen verwendet zu werden
- Automatische Telefon-Zuweisung: Das System kann automatisch Testnummern zuweisen, wenn nötig
- Konsistenz-Prüfungen: Die Plattform gewährleistet Datenkonsistenz zwischen Assistenten und Kampagnen
Gekoppelte Assistenten in Kampagnen
- Nahtlose Nachverfolgung: Wenn Ihr ausgehender Kampagnen-Assistent mit einem eingehenden Assistenten gekoppelt ist, werden Rückrufe auf dieselbe Telefonnummer automatisch mit der Kampagne verknüpft
- Einheitliches Tracking: Das System verfolgt die vollständige Interaktionsreise, wenn Kontakte nach einem Kampagnen-Anruf zurückrufen
- Genaue Status-Updates: Der Anrufstatus wird automatisch aktualisiert, wenn gekoppelte Assistenten verwandte Anrufe bearbeiten
- Weitere Informationen zur Assistenten-Kopplung finden Sie unter Assistenten-Konfiguration
Kampagnenziel-Analyse
Für ausgehende Kampagnen analysiert das System automatisch, ob jeder Anruf das Kampagnenziel erreicht hat.
Funktionsweise
- Ziel festlegen: Bei der Erstellung einer Kampagne müssen Sie das Kampagnenziel im Feld "Kampagnenziel" angeben. Ein Standard-Beispielziel ist vorausgefüllt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, das Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
- Automatische Analyse: Nach jedem Anruf analysiert die KI das Anruftranskript im Vergleich zu Ihrem festgelegten Ziel. Das System überprüft zunächst die Erfolgskriterien-Definitionen und vergleicht dann das tatsächliche Anruftranskript mit Ihrem Kampagnenziel, um das Ergebnis zu bestimmen.
- Ergebnisse anzeigen: Die Analyse erscheint in den Anrufergebnissen und zeigt:
- Kampagnenerfolg-Status: Ob das Ziel erreicht wurde (erfolgreich, teilweise erfolgreich oder nicht erfolgreich)
- Detaillierte Begründung: Erklärung, warum der Anruf diesen Status erhalten hat
Erfolgskriterien
Das System bewertet jeden Anruf und gibt nur eines von drei spezifischen Ergebnissen zurück: „Erfolg", „Teilweiser Erfolg" oder „Misserfolg".
Die Bewertungskriterien sind:
- Erfolg: Das Ziel der Kampagne wurde erreicht
- Teilweiser Erfolg: Teilinformationen wurden erhalten oder ein unvollständiges Gespräch fand statt
- Misserfolg: Das Ziel der Kampagne wurde nicht erreicht
Die KI überprüft diese Kriterien sorgfältig, bevor sie Ihr Anruftranskript analysiert, um eine konsistente und genaue Bewertung der Kampagnenergebnisse zu gewährleisten.
Verwendung der Kampagnenanalyse
- Überprüfen Sie die Kampagnenerfolg-Daten im Ergebnisse-Tab
- Verwenden Sie die Analyse, um zu verstehen, welche Anrufe Ihre Ziele erreicht haben
- Filtern Sie Ergebnisse, um sich auf erfolgreiche oder nicht erfolgreiche Anrufe zu konzentrieren
- Identifizieren Sie Muster in erfolgreichen Anrufen, um Ihre Kampagnenstrategie zu verbessern
Automatische Rückruf-Planung
Das System kann automatisch erkennen, wenn Kontakte während eines Kampagnen-Anrufs darum bitten, zu einem späteren Zeitpunkt zurückgerufen zu werden.
Funktionsweise
- Natürliches Gespräch: Wenn der Kontakt während eines Anrufs erwähnt, dass er zu einer bestimmten Zeit zurückgerufen werden möchte (zum Beispiel „Bitte rufen Sie mich morgen um 14 Uhr zurück"), erkennt der KI-Assistent diese Anfrage automatisch.
- Intelligente Erkennung: Das System analysiert das Anruftranskript mithilfe von KI, um Rückruf-Anfragen zu identifizieren und das bevorzugte Datum und die Uhrzeit zu extrahieren.
- Automatische Planung: Nach der Erkennung plant das System den Rückruf für die gewünschte Zeit. Der Rückruf wird versucht, sobald die geplante Zeit erreicht ist.
- Visuelle Anzeigen: In der Kontakttabelle der Kampagne zeigen Kontakte mit geplanten Rückrufen einen speziellen Status „Rückruf angefordert" an, mit der geplanten Zeit in einem Tooltip, wenn Sie darüber fahren.
Wichtige Hinweise
- Rückrufe werden versucht, sobald die geplante Zeit erreicht ist, und bleiben bis zu 10 Minuten nach der geplanten Zeit aktiv
- Wenn eine Rückruf-Zeit mehr als 10 Minuten überschritten wurde, ohne dass der Versuch unternommen wurde, wird sie automatisch aus der Warteschlange entfernt
- Die Funktion arbeitet nahtlos im Hintergrund - keine manuellen Aktionen erforderlich
- Rückrufe respektieren die konfigurierten Anrufzeiten und Zeitpläne Ihrer Kampagne
Vorteile
- Verbesserte Kontaktbindung: Erreichen Sie Kontakte zu ihrer bevorzugten Zeit, was die Chance auf erfolgreiche Gespräche erhöht
- Weniger verpasste Gelegenheiten: Verlieren Sie nie den Überblick über Rückruf-Anfragen von Kontakten
- Automatisierter Workflow: Keine manuelle Nachverfolgung und Planung von Rückrufen erforderlich - das System erledigt dies automatisch
- Bessere Kampagnenergebnisse: Anrufe zur richtigen Zeit verbessern die Gesamtleistung der Kampagne
Kontakte über Tags zu Kampagnen hinzufügen
Tags machen es einfach, bestimmte Kontaktgruppen zu Ihren Kampagnen hinzuzufügen. Sie können Kontakte nach Tags filtern, wenn Sie auswählen, welche Kontakte in eine Kampagne aufgenommen werden sollen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie bestimmte Kundensegmente oder Gruppen ansprechen möchten.
So verwenden Sie Tags mit Kampagnen:
- Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Kontakte entsprechend getaggt wurden (siehe Kontaktinformationen anzeigen für Details zur Verwaltung von Tags)
- Wenn Sie eine Kampagne erstellen oder bearbeiten und Kontakte hinzufügen, verwenden Sie den Tag-Filter, um nur Kontakte mit bestimmten Tags anzuzeigen
- Wählen Sie die gefilterten Kontakte aus, um sie zu Ihrer Kampagne hinzuzufügen
Weitere Informationen zur Verwaltung von Kontakt-Tags finden Sie im Abschnitt Kontaktverwaltung.
Anrufe mit zusätzlichen Variablen anpassen
Beim Hinzufügen von Kontakten zu einer Kampagne können Sie bestimmte Variablen für jeden Kontakt anpassen, um Ihre Anrufe persönlicher zu gestalten. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die Standardwerte der in der Konfiguration Ihres Assistenten festgelegten zusätzlichen Variablen zu überschreiben.
Was sind zusätzliche Variablen?
Zusätzliche Variablen sind anpassbare Felder in der Konfiguration Ihres Assistenten, die während der Anrufe verwendet werden können. Beispiele hierfür sind:
- Firmenname
- Produktnamen
- Sonderangebote
- Terminzeiten
- Benutzerdefinierte Informationen speziell für Ihren Anwendungsfall
Diese Variablen werden definiert, wenn Sie Ihren Assistenten einrichten, und erscheinen im Prompt des Assistenten, um während der Anrufe Kontext zu liefern.
Verwendung zusätzlicher Variablen in Kampagnen
- Navigieren Sie zu Ihrer Kampagne: Gehen Sie zur Detailseite der Kampagne, zu der Sie Kontakte hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf "Kontakte hinzufügen": Dies öffnet den Dialog zur Kontaktauswahl.
- Erweitern Sie "Zusätzliche Variablen überschreiben": Am oberen Rand des Dialogs sehen Sie einen aufklappbaren Bereich. Klicken Sie darauf, um die verfügbaren Variablen anzuzeigen.
- Füllen Sie benutzerdefinierte Werte aus: Geben Sie spezifische Werte für alle Variablen ein, die Sie für die Kontakte, die Sie gerade hinzufügen, anpassen möchten. Jedes Feld entspricht einer Variable aus der Konfiguration Ihres Assistenten.
- Lassen Sie Felder leer, um die Standardwerte des Assistenten zu verwenden
- Füllen Sie Felder aus, um die Standardwerte für diese spezifischen Kontakte zu überschreiben
- Wählen Sie Kontakte aus: Wählen Sie wie gewohnt aus, welche Kontakte zur Kampagne hinzugefügt werden sollen.
- Speichern: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die Kontakte mit ihren benutzerdefinierten Variablenwerten hinzuzufügen.
Beispiel-Anwendungsfälle
- Immobilienkampagnen: Überschreiben Sie die Immobilienadresse und den Preis für verschiedene Kontakte
- Verkaufskampagnen: Passen Sie Produktnamen und Sonderangebote für verschiedene Kundensegmente an
- Terminerinnerungen: Legen Sie spezifische Terminzeiten für jeden Kontakt fest
- Veranstaltungseinladungen: Passen Sie Veranstaltungsdetails wie Veranstaltungsort oder besondere Gast-Informationen an
Wichtige Hinweise
- Benutzerdefinierte Variablenwerte gelten nur für die in diesem speziellen Vorgang hinzugefügten Kontakte
- Wenn Sie später weitere Kontakte hinzufügen, können Sie für diese andere Werte festlegen
- Leere Felder verwenden die Standardvariablenwerte des Assistenten
- Diese Anpassungen machen jeden Anruf relevanter und persönlicher für den Empfänger
Best Practices
- Planen Sie Ihre Variablen: Überlegen Sie vor dem Erstellen von Kampagnen, welche Informationen zwischen Kontakten variieren können
- Verwenden Sie aussagekräftige Werte: Geben Sie klare, genaue Informationen in benutzerdefinierten Variablen an
- Testen Sie zuerst: Probieren Sie die Funktion mit einer kleinen Gruppe von Kontakten aus, um sicherzustellen, dass die Variablen wie erwartet funktionieren
- Halten Sie es einfach: Komplizieren Sie es nicht zu sehr - passen Sie nur Variablen an, die wirklich unterschiedliche Werte benötigen
Best Practices
- Schreiben Sie klare Kampagnenziele: Seien Sie spezifisch darüber, was Sie erreichen möchten. Gute Ziele helfen der KI, den Kampagnenerfolg genau zu analysieren.
- Halten Sie Ihre Kontaktliste aktuell, um bessere Kampagnenergebnisse zu erzielen.
- Verwenden Sie Tags für Segmentierung: Organisieren Sie Kontakte mit Tags, um bestimmte Gruppen in Ihren Kampagnen einfach anzusprechen.
- Nutzen Sie die Planungsoptionen, um zu vermeiden, dass Kontakte zu unpassenden Zeiten angerufen werden. Nutzen Sie die flexible Zeitauswahl (06:00-23:00 Uhr in 30-Minuten-Intervallen), um Anrufe präzise während der bevorzugten Zeiten Ihrer Kontakte zu planen.
- Überprüfen Sie regelmäßig die Kampagnenergebnisse, um Ihre Fragen und Aktionen zu optimieren.
- Stellen Sie sicher, dass Assistenten gültige Telefonnummern haben, bevor Sie sie Kampagnen zuweisen.
- Beim Löschen von Assistenten weisen Sie zuerst alle verknüpften Kampagnen neu zu oder entfernen sie.
- Überprüfen Sie die Kampagnenziel-Analyse, um zu verstehen, welche Anrufe erfolgreich waren und warum.
Für weitere Unterstützung siehe die Hilfe im Programm oder kontaktieren Sie den Support.
