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E-Mail-Kanal ​

Der E-Mail-Kanal gibt jedem KI-Assistenten eine eigene E-Mail-Adresse. Kunden können Ihrem Assistenten eine E-Mail schreiben und erhalten eine KI-gestützte Antwort — ohne zusätzliche Konfiguration.

Was ist der E-Mail-Kanal? ​

Jeder Assistent in KI Agency erhält automatisch eine eindeutige E-Mail-Adresse im Format:

{assistantId}@agent.plugandplai.ai

Diese E-Mail-Adresse wird automatisch abgeleitet und ist nur lesbar — Sie müssen nichts konfigurieren. Wenn ein Kunde an diese Adresse schreibt, liest Ihr KI-Assistent die Nachricht, erstellt eine Antwort und schickt sie zurück.

Hauptfunktionen ​

  • Automatische E-Mail-Adresse: Jeder Assistent erhält sofort eine E-Mail-Adresse
  • KI-gestützte Antworten: Ihr Assistent liest eingehende E-Mails und antwortet intelligent
  • Gesprächskontinuität: Der Assistent behält den Kontext während aktiver Gespräche (bis zu 24 Stunden)
  • CC-Unterstützung: Alle CC-Empfänger aus der ursprünglichen E-Mail werden in der Antwort beibehalten
  • E-Mail-Threading: Antworten verwenden ein stabiles Betreff-Präfix ([KI-XXXXXXXX]), damit E-Mail-Programme Nachrichten als Thread gruppieren
  • Spam-Schutz: Ein integriertes Rate-Limit verhindert Missbrauch

So finden Sie die E-Mail-Adresse Ihres Assistenten ​

  1. Gehen Sie zur Assistenten-Seite — finden Sie Ihren Assistenten in der Tabelle
  2. Suchen Sie das E-Mail-Symbol (✉️) neben den Kontaktinformationen des Assistenten
  3. Klicken Sie auf das Symbol, um die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage zu kopieren
  4. Die E-Mail-Adresse ist auch in der Assistenten-Detailansicht oben auf der Seite sichtbar, neben der Telefon- und WhatsApp-Nummer

Die E-Mail-Adresse hat das Format:

{assistantId}@agent.plugandplai.ai

Sie können diese Adresse direkt an Ihre Kunden weitergeben.

So funktioniert der E-Mail-Kanal ​

Folgendes passiert, wenn ein Kunde eine E-Mail an Ihren Assistenten sendet:

  1. Kunde sendet eine E-Mail an {assistantId}@agent.plugandplai.ai
  2. E-Mail wird empfangen und dem richtigen Assistenten zugeordnet
  3. Ihr KI-Assistent liest die Nachricht und erstellt eine Antwort basierend auf seinem konfigurierten Wissen und seinen Anweisungen
  4. Die Antwort wird gesendet – zurück an den Kunden, von {assistantId}@agent.plugandplai.ai
  5. Gesprächsthread wird aufrechterhalten: Der Assistent behält den Kontext, solange das Gespräch aktiv ist
  6. Gespräch endet automatisch: Das kann nach 24 Stunden Inaktivität passieren, bei klarem Gesprächsende oder wenn der Assistent eine konfigurierte Maximaldauer erreicht

Was der Assistent liest ​

Damit E-Mail-Antworten natürlich und zuverlässig bleiben:

  • Zitierter Verlauf wird gefiltert: Das System entfernt frühere Nachrichten des Assistenten, wenn es sie anhand der Absenderadresse, des Anzeigenamens oder üblicher E-Mail-Kopfzeilen von Diensten wie Gmail und Outlook erkennt.
  • Nur die neue Antwort wird verwendet: Der vom Kunden geschriebene Text wird an den Assistenten gesendet. Eine E-Mail, die nur zitierte Assistenten-Nachrichten enthält, wird ignoriert.
  • Unklarer Text bleibt erhalten: Wenn das System zitierten Verlauf nicht sicher erkennen kann, behält es den Text bei, damit keine Nachricht des Kunden versehentlich entfernt wird.
  • Nur sichtbare Nachrichten im Transkript: Gespeicherte Transkripte, Extractors und Chat-Benachrichtigungen enthalten nur die sichtbaren Nachrichten von Kunde und Assistent. Interne Systemanweisungen werden dort nicht angezeigt.

Betreffzeilen-Threading ​

Damit E-Mail-Programme Nachrichten als Thread gruppieren, enthält jede Antwort des Assistenten ein stabiles Präfix in der Betreffzeile:

Re: [KI-A3F9KQ2M] Ihr ursprünglicher Betreff

Der Code in [KI-...] bleibt für das gesamte Gespräch gleich, sodass Ihr Posteingang übersichtlich bleibt.

Betreff für Kampagnen-E-Mails ​

Wenn Sie einen E-Mail-Assistenten in einer Kampagne verwenden, öffnen Sie im Kampagnen-Tab Kommunikation die Einstellungen dieses Assistenten. Dort legen Sie den Betreff für die erste Kampagnen-E-Mail fest.

  • Der Standardwert ist
  • Zusätzlich können Sie und verwenden
  • Änderungen gelten nur für neue Unterhaltungen; laufende E-Mail-Threads behalten ihren bisherigen Betreff

Ablauf von Gesprächen ​

E-Mail-Gespräche enden in diesen Fällen:

  • 24 Stunden ohne Aktivität: Das Gespräch läuft aus Datenschutzgründen ab
  • Gespräch ist klar abgeschlossen: Das System erkennt, dass keine Rückfrage mehr erwartet wird
  • Maximale Dauer erreicht: Wenn beim Assistenten konfiguriert, werden lange Chats automatisch beendet
  • Kampagnenkontakt neu gestartet: Eine aktive Unterhaltung wird beendet, wenn sie nicht von einem anderen Kampagnenkontakt genutzt wird. Die nächste Kontaktaufnahme beginnt dann eine neue Unterhaltung.
  • Nach dem Ende: Die nächste E-Mail des Kunden startet ein neues Gespräch

Intelligente Timeout-Erkennung ​

Wenn ein Gespräch wegen Inaktivität endet, speichert das System automatisch alle bisherigen Nachrichten und bewertet das Ergebnis:

  • Kunde hat mindestens einmal geantwortet: Das Gespräch gilt als echte Unterhaltung und wird zur Auswertung weitergeleitet (z. B. in Kampagnen).
  • Kunde hat nie geantwortet: Das Gespräch wird als „keine Antwort erhalten" markiert und anders behandelt als ein reguläres Gespräch.
  • Das gespeicherte Transkript enthält auch die letzten Nachrichten von Kunde und Assistent, selbst wenn das Gespräch direkt danach endet.

So werden stille Timeouts klar von echten Gesprächen unterschieden, die einfach abgelaufen sind.

Rate-Limiting ​

Zum Schutz vor Spam begrenzt das System, wie viele E-Mails ein einzelner Absender an denselben Assistenten senden kann:

  • Limit: 10 E-Mails pro 10-Minuten-Fenster pro Absender
  • Bei Überschreitung: Das System lehnt die zusätzlichen E-Mails vorübergehend ab
  • Normale Nutzung ist von diesem Limit nicht betroffen

Beispielgespräch ​

Kunde → assistent@agent.plugandplai.ai
Betreff: Frage zu Ihren Dienstleistungen

„Hallo, ich würde gerne mehr über Ihre Preispläne erfahren."

---

Assistent → kunde@beispiel.de
Betreff: Re: [KI-A3F9KQ2M] Frage zu Ihren Dienstleistungen

„Hallo! Vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir bieten drei Preispläne an:
Basic, Professional und Enterprise. Über welchen möchten Sie mehr 
erfahren?"

---

Kunde → assistent@agent.plugandplai.ai
Betreff: Re: [KI-A3F9KQ2M] Frage zu Ihren Dienstleistungen

„Erzählen Sie mir mehr über den Professional-Plan."

---

Assistent → kunde@beispiel.de
Betreff: Re: [KI-A3F9KQ2M] Frage zu Ihren Dienstleistungen

„Der Professional-Plan umfasst... [kontextbezogene Antwort basierend auf 
dem gesamten Gesprächsverlauf]"

Was nicht unterstützt wird ​

  • E-Mail-Anhänge: Anhänge werden nicht verarbeitet. Der Assistent liest nur den Textinhalt von E-Mails.
  • Proaktives Senden von E-Mails: Der E-Mail-Kanal ist nur für eingehende Nachrichten. Ihr Assistent antwortet auf eingehende E-Mails, kann aber keine E-Mail-Gespräche initiieren.
  • Posteingang oder Gesprächsverlauf: Es gibt keine E-Mail-Posteingangsansicht in der Plattform. Gespräche finden direkt per E-Mail statt.

Best Practices ​

  • Teilen Sie die E-Mail-Adresse mit Kunden, die asynchrone Kommunikation bevorzugen
  • Konfigurieren Sie Ihren Assistenten gut: Da E-Mail-Gespräche asynchron stattfinden, stellen Sie sicher, dass Ihr Assistent für offene Fragen gut trainiert ist
  • Informieren Sie Kunden über das 24-Stunden-Fenster: Teilen Sie Kunden mit, dass eine neue E-Mail nach 24 Stunden ein neues Gespräch startet
  • Halten Sie E-Mails prägnant: Ihr Assistent funktioniert am besten mit klaren, spezifischen Fragen
  • Bitten Sie Kunden, neuen Text oberhalb des zitierten Verlaufs zu schreiben: Antworten ohne neuen Text werden ignoriert. Antworten zwischen zitierten Zeilen können dazu führen, dass ein Teil des zitierten Textes in der Nachricht bleibt.

Fehlerbehebung ​

Kunde hat keine Antwort erhalten

  • Überprüfen Sie, ob der Assistent aktiv und richtig konfiguriert ist
  • Bitten Sie den Kunden, seinen Spam-/Junk-Ordner zu prüfen
  • Stellen Sie sicher, dass der Kunde die richtige Adresse verwendet hat (prüfen Sie die in der Assistentenliste angezeigte Adresse)

Antwort kam von einer anderen Adresse

  • Antworten kommen immer von {assistantId}@agent.plugandplai.ai
  • Einige E-Mail-Programme zeigen den Anzeigenamen unterschiedlich an — prüfen Sie die vollständige Von-Adresse

Antwort erscheint aus dem Kontext gerissen

  • Das Gespräch wurde möglicherweise bereits beendet (z. B. durch Inaktivität, klares Gesprächsende oder Maximaldauer-Regel)
  • Der Assistent startet dann ein neues Gespräch ohne den Verlauf des vorherigen Threads — das ist erwartetes Verhalten

E-Mail des Kunden wird nicht angenommen (Rate-Limit)

  • Der Kunde hat möglicherweise mehr als 10 E-Mails in kurzer Zeit gesendet
  • Bitten Sie ihn, einige Minuten zu warten und es erneut zu versuchen

Verwandte Dokumentation ​

Der E-Mail-Kanal ermöglicht es Ihnen, neben Telefon und WhatsApp einen dritten Kommunikationskanal anzubieten — so können Ihre Kunden Ihren KI-Assistenten auf die für sie bequemste Weise erreichen.